Dentro del proceso de la cadena de suministros, la función que cumplen las empresas distribuidoras es muy importante, sobre todo, si comercializan productos de diversas marcas y de consumo masivo, este es un giro de negocio donde el dinamismo es el estandarte de su razón de ser; encontrándose ubicados estratégicamente y coberturando determinadas zonas geográficas, pero ¿Cómo es la logística de estos distribuidores de diversas marcas? ¿Cuáles son los procesos operativos y comerciales que deben cumplir con el objetivo de llegar de manera eficiente a las tiendas mayoristas, bodegas y otros?
En el presente artículo explicaremos como es el desarrollo de algunas de sus actividades. La mayoría de los distribuidores tiene diversificado el abastecimiento en dos bloques: proveedores exclusivos representados por marcas de empresas conocidas y posicionadas en el mercado como: Procter & Gamble, Nestle, Alicorp, Gloria y otros; que involucra un abanico de productos dentro de su giro de negocio, en el cual existe un compromiso de ventas que debe cumplirse para obtener beneficios comerciales y la exclusividad de sus marcas en determinadas zonas, y por otro lado están los proveedores de bloques mixtos que son marcas diversas y que no hay un tema de exclusividad.
Los distribuidores deben contar con un espacio físico muy amplio que le servirá de acopio y almacenamiento temporal de los productos, pero también con un equipo de ventas muy dinámico, que ofrezcan los productos por medio de los distintos canales como: mercado, rutas o mayoristas, estas personas son capacitadas y reciben incentivos por llegar a las metas establecidas.
La negociación con proveedores exclusivos se logra firmando contratos por un periodo de tiempo y teniendo como compromiso cumplir con las cantidades, según la proyección de la venta anual.
Es muy importante contar con un sistema tecnológico que brinde asistencia e información en tiempo real, para que los vendedores puedan saber en línea: que productos venden, si hay mercancía en stock; y cuanto es su avance: por proveedor, por línea, por categoría, también sus parámetros como: cobertura, rechazos, prioridades, entre otros, y que toda la información pueda ser monitoreado desde su aplicativo del celular, el área de ventas tiene como objetivo crecer a doble digito y realizar las respectivas correcciones donde existan desviaciones.
Habitualmente los distribuidores como la mayoría de empresas trabajan con indicadores, una de ellas es la MCI (Meta Crucialmente Importante) esta tiene como objetivo crecer de manera integral en todas las áreas de la empresa.
Las compras deben ser de manera optima y en lo posible tiene como tarea bajar los días de stocks en coordinación con el almacén, algunos distribuidores tiene como objetivo establecer claramente sistemas de medición como el SIE (Stock improductivo a eliminar) y el SIR (Stock Improductivo a Rotar) que son los productos que están en almacén más de noventa días, para sobre eso tomar acciones con el proveedor y la fuerza de ventas.
Los pedidos solicitados a los proveedores generados por el distribuidor llegan en un 95% dentro de las 24 horas y un 5 % dentro de las 48 horas. Durante la recepción del producto enviado por el proveedor, primero la factura es revisada por el área de seguridad, se verifica que el pedido se encuentre en el sistema para que luego previa coordinación con almacén y confirmación se realice la instrucción para el ingreso de la unidad y descarga, los almacenes de los distribuidores habitualmente cuentan con un almacén caótico.
Es muy importante monitorear los inventarios que pueden ser: periódicos (2 veces al año) o cíclicos que la frecuencia puede ser semanal o diario como en el caso de los pañales. El método FEFO (First Expires, First Out) es el más utilizado principalmente para productos comestibles, también aplican la clasificación ABC y el conteo ciego, que es el proceso por el cual un auxiliar contabiliza los productos registrando lo encontrado, sin tener información previa del sistema, para luego hacer el comparativo con lo real.
La mayoría de los distribuidores cuentan con un ERP enlazados con sus inventarios buscando tener en lo posible la ERI (Exactitud de Registros de Inventarios) ya que como sabemos no es sano tener inventarios altos, sobre todo cuando el pronóstico de ventas no se da, aunque también se puede realizar la transferencia interna entre almacenes de distintas zonas cuando existe quiebres de stock en alguno de ellos.
Los transportistas salen con los pedidos a las 06:00 a.m. y cuentan con un supervisor o líder que monitorea por medio de un ruteo de distribución y GPS, en algunos casos las unidades son propias y en otros tercerizados. Es así como se realiza la operatividad en un distribuidor, la información de manera oportuna entre las áreas es muy importante, pero también una buena relación con los proveedores debido que cada vez más los fabricantes lanzan al mercado nuevos productos y es necesario promocionar o planificar la nueva estrategia comercial de manera integrada.