La constancia del cambio y el aprender a vivir en tiempos de incertidumbre es quizás una de las pocas certezas que existen hoy. Seguramente muchos estamos viviendo las exigencias de un escenario cambiante, donde los plazos acordados suelen variar y donde para poder vender hemos tenido que lidiar con un alza de costos, cambio en las condiciones de entrega y la poca visibilidad existente para la correcta toma de decisiones.
Ante este escenario, y para poder planificar y controlar la operación es que muchas empresas han instaurado un proceso de S&OP. El cual, entre otras cosas, permite alinear cada una de las decisiones comerciales, logísticas, de marketing y financieras. Esta mirada estratégica busca mejorar la coordinación entre los distintos eslabones, transfiriendo toda la información de la cadena de Supply existente en un momento determinado.
Gracias a este proceso, que nos aporta una mirada amplía de Supply Chain, podemos identificar los problemas que tendremos si no tomamos decisiones en el momento adecuado, es decir nos permite en cierta medida estar mejor preparados. También, a través de este proceso, podemos asignar responsabilidades y controlarlas para una mejor toma de decisiones futuras. Instancias como estas, permiten reformular presupuestos de acuerdo al escenario actual o de los próximos periodos.
En el S&OP deben participar los líderes del Área Comercial, Compras, Logística, Marketing, Finanzas y debe ser monitoreado por el Área de planificación. Quién controlará y hará el seguimiento adecuado de cada una de las tácticas o decisiones que en el proceso se levanten.
En cuanto a la periodicidad de este proceso, es aconsejable que se realice de forma mensual, ya que de esta forma se da el tiempo suficiente para que los planes de acción se analicen y bajen a la organización de acuerdo a la realidad de cada equipo. En nuestra empresa, por ejemplo, estructuramos nuestra reunión de S&OP de la siguiente manera:
Comenzamos con un análisis de la situación de inventario actual, revisando la métrica de inventarios con la que todos trabajamos, luego analizamos las llegadas de inventario a puerto y a nuestro centro de distribución. Luego se analiza el cumplimiento del forecast comercial, verificando los resultados de las principales categorías en las que estamos caídos o sobre vendidos. Posterior a esto, viene la parte más complicada que es la de comprobar el cumplimiento de los acuerdos asumidos en la reunión anterior y ver los motivos por los cuales no se alcanzó lo proyectado. Es en esta parte en la que se debe analizar seriamente cada una de las situaciones, con el fin de evitar conflictos y siempre con espíritu que querer corregir y enmendar el camino, con miras de alcanzar las metas comerciales de una manera responsable, financieramente hablando.
Es importante que el área de planificación lleve registro y actúe como moderador en cada una de las instancias. Que lleve un acta de cada reunión y consulte el grado de cumplimiento de los acuerdos en la mitad del proceso. Esto permite que no se trabaje para el S&OP, sino que se trabaje por alcanzar el foco estratégico. Con esta mirada de planificación y acción se reduce el trabajo en silos, ya que se consideran los inputs de los diversos equipos en cada plan de acción.
Finalmente, por más complejo que pueda sonar para algunos, este proceso aplica para todo tipo de industrias, sin importar el tamaño de la empresa. Alinear a todas las áreas de la empresa para que funcionen de manera coordinada nunca es fácil, pero el esfuerzo bien vale la pena, pues ayuda a mejorar la visibilidad de la realidad del negocio, levantando información oportuna y permitiendo a los distintos actores tomar decisiones más acertadas.
Por: Ivan Cancino, Gerente de Supply Chain Kitchen Center.