Sin duda los desafíos laborales tienen un espectro amplio y algunas veces no se logra en ese instante ver lo relevante que son para un equipo. Años atrás asumí el cargo que busqué durante 8 años en la compañía, la planificación de la compra de repuestos y accesorios de los vehículos y maquinarias. Desde Planificación de demanda, hasta la distribución a tiendas de los clientes.
Llegué a un área exitosa, centro de beneficio más rentable en margen neto y top 3 en aporte de última línea, ejecutivos inteligentes y equipos muy cohesionados, indicadores buenos y un logro notable, habían trabajado años en un táctico de planificación, tenían bien definidas sus reglas de negocio, alertas y pantallas de control, generaba sugeridos de compra por marca, proveedor, clasificación ABC, tipo de repuesto, obsolescencia y costo unitario, notable.
En las reuniones cada miembro del equipo orgulloso de sus indicadores y sus números, cuando preguntaba sobre los datos, escuche explicaciones muy connotadas, científicas y lógicas, que terminaban en una frase en común “la máquina”, esa herramienta propia y por la que fueron muy felicitados. Máquina venerada que colocaba al equipo en posturas rígidas del cómo trabajar, chocábamos ya que prefiero los procesos a las herramientas, mi liderazgo decaía, equipo obtuso y en su zona de confort.
Ad portas del cierre de año, se vino además el proceso de evaluación de desempeño y sucesión, difícil tenía pocos meses en el área, además cansado de reuniones y conversaciones de mejoras de procesos que no avanzaban, explicar las ventajas de revisar los procesos, ver los impactos en otras áreas, mostrando literatura y de vuelta “los procesos los llevaba la máquina”, me amargaba profundamente.
En esa reunión, de pronto una idea, tomar el último pedido, seleccionar algunos SKU y el discurso fue,” conocen la máquina, saben cómo funciona, lleguen a los mismos resultados, demostremos que los pasos definidos son los mejores y que entendemos el proceso”. Hubo mucho entusiasmo, pero, a los 10 minutos no había certeza de las fórmulas, ni cuales reglas de negocio iban primero, tampoco de los intervalos definidos para los distintos clúster, fórmulas básicas como el cálculo del stock de seguridad y lead time mal escritas.
Acordamos llevar el caso de un SKU a la pizarra, sacar manuales y utilizar google para las fórmulas, trabajar como equipo, aclarando dudas , cuáles eran las secuencias con que “la máquina” iba realizando las agrupaciones, los factores de nivel de servicio (Gauss), aclarar las intervenciones a las demandas para el forecast, etc.
Fue más de una hora haciendo manual el cálculo del sugerido de compra de un SKU, pero no se llegaba al mismo número.
En ese momento pedí la palabra, silencio sepulcral, les dije en tono de broma y sarcasmo “Estamos todos despedidos”, luego de risas y venir de comentarios marqué mi punto, la importancia de estar seguros que sabemos cómo trabajan las distintas herramientas que utilizamos , y tener certeza de que quienes las manipulan, entienden cómo mover distintos parámetros afecta los resultado.
Fue una gran experiencia sacar a cada integrante del equipo a la pizarra y asegurarse que tienen las competencias necesarias para desarrollar su función o para aprender, no dar por hecho que si alguien realiza una labor determinada es idóneo para el puesto.
De hecho pude entregar el plan de sucesión que me exigía la empresa, ya que en ese caos pude analizar quienes eran líderes, los que sabían, los que no sabían y querían aprender y los que estaban ahí sólo por antigüedad y sólo aprendieron la secuencia de pasos. Lo mejor es que esta experiencia llevó al equipo a revisar cada proceso antes de ejecutar “la máquina”, entender que las herramientas son muy valiosas, pero más valioso es entender el proceso. Además, encontramos mejoras hermosas en planificación de la demanda, cuyos impactos se vieron en la típica reducción de “meses de inventario manteniendo el nivel de servicio”, pasando de 9 a 6 meses.
Finalmente, cada vez que me toca liderar un equipo, me doy el tiempo de “sacar a la pizarra” a todos sus integrantes, los equipos lo agradecen, les da mayor seguridad y empoderan al líder que entiende en un nivel más técnico el quehacer diario de un área. También cada miembro se da cuenta de donde mejorar y así trazar caminos de capacitación o pueden ser el puntapié para un cambio de cargo o en el peor de los mundos salir de la compañía.