Administrar correcta y eficientemente un Centro de Distribución es, sin duda, una de las tareas más complejas y sensibles de una operación logística, ya que en él confluyen tanto el aspecto financiero de una compañía, a través del stock de sus productos, como también aspectos más intangibles como la percepción de servicio de sus clientes. A pesar de estas complejidades, Sparta decidió comenzar hace unos meses la administración de su propio CD. Conozcamos qué los motivó a asumir este importante reto operacional.
¿Qué motiva a una empresa a asumir cambios estructurales a nivel logístico y operacional? Responder a esta interrogante es lo que nos motivó a visitar el nuevo Centro de Distribución de Sparta, importante empresa de Retail, enfocada a la comercialización de productos deportivos, invitación que nos permitiría conocer en detalle los diferentes desafíos que la compañía debió enfrentar al asumir la administración, gestión y operación de su CD, tras años de haber tercerizado esta parte de su cadena de suministro.
En esta línea, uno de los principales retos en materia de Supply Chain fue la puesta en escena del recinto y la configuración de un equipo de trabajo acorde a las demandas operacionales de la compañía. Este último punto ha sido, según la empresa, lo más importante; toda vez que para emprender esta nueva etapa se requería el compromiso de todos sus colaboradores para enfrentar meses de cambios y ajustes en pos de una operación sin trabas.
Hagamos un poco de historia. Sparta es una de las empresas con mayor vinculación al mundo del deporte en Chile. Con más de 70 años de existencia (1948), la compañía de origen chileno se ha transformado en un referente del retail deportivo, gracias a su variado y completo stock de productos para la práctica de deportes y vida al aire libre. A contar de 1990 la empresa, tras ser adquirida por Bata Chile S.A, alcanzó un desarrollo comercial exponencial al establecer alianzas y obtener la representación de importantes marcas deportivas a nivel global e impulsando a la vez un potente plan de desarrollo y expansión, a lo largo del país.
Ya en 2009, la cadena Sparta se suma a Equity Brands & Retail, junto con la representación exclusiva de Trek, Speedo y Head, lo que aumenta su portafolio de marcas; consolidándose como el principal holding de Retail deportivo en el país. Con una vasta trayectoria y amplia cobertura, actualmente Deportes Sparta posee 67 tiendas en todo el territorio chileno, desde Arica a Punta Arenas y 2 en Perú.
LA CASA PROPIA
15:00 Horas: Nos trasladamos a Pudahuel, en el reconocido sector industrial de la comuna, para conocer las instalaciones de Sparta, donde somos recibidos por Mauricio Vásquez, gerente de Supply Chain, quien nos contará sobre el ambicioso proyecto logístico y nos mostrará sus principales cualidades operacionales.
Nuestro anfitrión nos comenta que, desde el 15 de enero de 2020, la compañía vive esta nueva era logística, donde -en base al compromiso de todo el equipo- han asumidos los costos y riesgos de sacar adelante la operación de este CD con recursos propios. “Siempre habíamos tenido una operación logística externalizada, pero estaba el anhelo de las ventajas de internalizar la logística. Así fuimos avanzando en describir el escenario actual que teníamos y cuáles eran nuestras opciones de seguir creciendo bajo el modelo implementado; finalmente, decidimos asumir nuestra logística, los beneficios esperados superaban los riesgos”, comenta Mauricio.
Según el ejecutivo se fueron dando las situaciones para asumir este nuevo compromiso. “El WMS usado en la operación era de SPARTA, y habíamos invertido en racks, mezzaninas y equipamiento de bodega, pero igualmente era difícil trasladar una operación de 25 mil m2, por lo que tener la posibilidad de quedarnos en el CD que arrendaba nuestro antiguo operador fue clave para tomar la decisión de quedarnos con la administración”.
15:25 HORAS: En cuanto a las razones que motivaron la decisión de la compañía, Mauricio señala que, desde el directorio existía el convencimiento de que “la operación logística de un retail como Sparta es un factor relevante en su propuesta de valor hacia los clientes”. Ante esta situación, la empresa decidió desarrollar cambios que permitieran marcar diferencias y crecer en cuanto a su operación. “Era necesario contar con un CD propio, ya que, dado el tamaño de nuestra operación, no estábamos logrando generar sinergias con la modalidad tercerizada”, agrega.
“Hoy los montos de inversión para seguir desarrollando la logística son grandes y queríamos que esas inversiones tuvieran un impacto en nuestro negocio y no en el Operador Logístico. Sin duda, siempre hay un riesgo mayor al administrarlo nosotros, pero por el tamaño de la operación logística de Sparta, los operadores logísticos no estaban dispuestos a asumir ciertos desafíos. El riesgo de entregar un mal servicio impactaba en nuestra marca, entonces lo lógico era hacernos cargo de ese riesgo y cambiar”, detalla nuestro guía.
OPERACIÓN CON COMPROMISO
15:40 HORAS: Otro factor decisivo al momento de iniciar este cambio fue “el Recurso Humano para operar el CD”. A este respecto, Mauricio asegura que una de las razones que pesaron para tomar la decisión de dejar la tercerización de servicios fue la constante rotación de colaboradores, lo que “hacia difícil un nivel de compromiso con nuestra operación. Estamos convencidos de que, a pesar de los avances en tecnologías y procesos, la logística sigue siendo un área muy vinculada a las personas”.
“Hemos podido salir adelante en estos meses de estabilización gracias al compromiso de todos. Nunca es fácil asumir una operación de estas dimensiones y abastecer a todo Chile y a los distintos canales de venta (tiendas propias, grandes tiendas/mayoristas y e-Commerce), pero vemos con satisfacción que ¡toda nuestra organización se adecuó para esta nueva etapa logística! Y creemos que hemos respondido correctamente en este proceso de transición”, enfatiza nuestro anfitrión.
15:55 HORAS: ¿Qué se requería para decidirse por este cambio? La respuesta según Vásquez está en el enfoque estratégico, respaldo e impulso que proviene del Directorio, es decir, “todos estamos convencidos de que era el momento de asumir este nuevo rol como área logística”.
“Este fue un proyecto largamente pensado e impulsado por el Directorio, quienes se convencieron y confiaron en que Sparta tenía la capacidad para tomar este desafío, porque estamos seguros de que este nuevo camino nos hace factible aplicar la estrategia del negocio y responder a los desafíos del futuro”, añade.
Según el gerente de Supply Chain el compromiso de los colaboradores se puso rápidamente a prueba, dado el clima de incertidumbre que reina en el país, las condiciones sociales, políticas y económicas que se viven en la actualidad. “Este cambio lo realizamos pasado Navidad y en medio de los efectos que tuvo el estallido social en los primeros meses. Había mucha incertidumbre que podían poner en riesgo una transición como la que esperábamos. Si bien, considerando que el contexto general a nivel país no era el mejor; ya teníamos todo para comenzar a operar. Para nosotros era el momento”.
HAY QUE DARLE RUEDO AL CD
16:05 HORAS: “Un mes tomo la fase de estabilización y comenzar a ver mejoras en productividad y reducción de los tiempos de ciclo de las órdenes”, asegura el ejecutivo, indicando que los principales objetivos -tras la puesta en marcha del proyecto- se enmarcan en “eficiencia en costos, mejorar la disponibilidad de stock para los clientes de tiendas propias y reducir el tiempo de entrega en e-Commerce aumentando su el OTIF (on time in full)”.
Otro desafío que tiene la empresa es la diversidad de productos que maneja, portafolio que incluye desde zapatillas y vestuario hasta equipamiento deportivo. Este mix plantea retos para “armar frecuencias y rutas de entrega que reúnan todos estos productos y hacer más eficiente el ruteo y llenado de camiones. Hoy complementar la experiencia de piso con el análisis de los datos de las ordenes (volumen, fecha de entrega, lugar de entrega), especialmente en big ticket, es clave”.
Además, Mauricio reconoce que los canales actualmente se van mezclando, por lo que hay que saber controlar los inventarios que se tienen en tiendas; “la clave está en potenciar todo lo que nos permita llegar con los productos donde los clientes los quieran comprar, apuntando así a nuestra visión omnicanal”, sostuvo.
En cuanto al e-Commerce, nuestro guía nos comenta que el desafío fundamental está en “optimizar la última milla, controlar los pedidos y entregar la información que requiere el cliente; sobre todo, en productos que son Big Ticket, ya que los consumidores finales deben estar para recibir el producto. Sabemos que estos aspectos y otros más tienen incidencia en la experiencia de compra final”.
ETAPA POR ETAPA
16:30 HORAS: Para conocer más a fondo la operación bajamos al piso del CD; el que recorremos junto a Mauricio, mientras nos comenta las principales características de cada etapa. Al hablar de la recepción de pedidos, Vásquez nos reitera que Sparta representa a grandes marcas internacionales que en su mayoría vienen de Asia. “Somos además un Retail, por lo que también recibimos proveedores nacionales. En esta materia, nuestro gran desafío es reducir los tiempos de reposición de las compras, optimizar el cross docking y aumentar la venta directa”.
16:40 HORAS: Las dimensiones del CD no dejan de sorprender (31 mil m2). En cuanto al almacenamiento, “contamos con un área de Rack de doble profundidad”, asegura nuestro anfitrión, explicando que en esta área también se vislumbran cambios y mejoras como, por ejemplo, la incorporación de racks selectivos “con los cuales, más que optimizar el almacenamiento, buscamos mejorar los procesos de picking, dando mayor velocidad a la salida de productos para que el tiempo que estén en la bodega sea el menor y así tengamos más flujo que stock”.
Además, Sparta cuenta con una mesanina de tres niveles donde se almacena ropa, accesorios y calzado. “Aquí también tenemos proyectos de optimización, apuntando a los recorridos que realizan los colaboradores para que las tareas de picking sean más eficientes”, enfatiza.
En este punto, cabe destacar que en la actualidad Sparta posee un staff de 200 colaboradores, los que trabajan en dos turnos.
16:55 HORAS: La Tecnología es otro pilar de la operación. En este aspecto, Mauricio nos comenta que cuentan con un WMS que hoy está en evaluación “para ver si cumple con los requisitos que tenemos desde el punto de vista operacional. Hoy este software se utiliza con la función de picking por orden. Y en proceso de implementación esta picking batch, X-DOCK y otros”. Para seguimiento de productividad, producción y nivel de servicio creamos un departamento de control de operaciones que, usando herramientas de BI y cloud, ha generado reportes en línea, lo que ha sido un cambio radical al uso de planillas Excel”.
“Estamos trabajando en los recorridos de picking, layout de la bodega y en el cómo se generan las tareas de preparación de pedidos; todo con el objetivo de optimizar estos procesos”, recalca el ejecutivo, quien agrega que uno de los procesos que hoy registra mayor atención, en función de alcanzar mejoras, es el “control y empaque de pedidos, considerando el volumen que movemos. Aquí queremos incorporar tecnologías que lo hagan más seguro y también en línea con el medio ambiente”, sostuvo.
17:10 HORAS: En cuanto a la Distribución Nacional que se realiza desde este único CD, Sparta abastece a todos sus clientes (principales Retail, tiendas mayoristas, gimnasios y tiendas propias). La empresa cuenta con una flota dedicada y para e-Commerce “trabajamos con courrier para productos pequeños y para los big ticket con nuestra flota”.
A este respecto, Mauricio reconoce que actualmente “tenemos un proyecto de optimización de distribución (flete) en función de los volúmenes promedio que requería cada tienda. Definimos clusters de tiendas -que no necesariamente eran las que están más cerca, sino aquellas que hacen más eficiente el llenado del camión y que hace posible realizar la entrega en una misma vuelta. Esto nos permitió ayudar a ahorrar costos de transporte”.
IMPULSAR LOS SUEÑOS
17:25 HORAS: Finalmente, el gerente de Supply Chain de Sparta nos comenta que, tras los cambios efectuados por la compañía, en el último tiempo, queda de manifiesto la importancia y el rol que tiene el área Logística para el éxito comercial de la compañía. Enfatiza que “queremos que la logística se transforme en un elemento que entrega valor a los clientes. Fuimos ambiciosos al tomar la operación en nuestras manos. Fue un desafío que nos obligó a contratar personal especializado y echar a andar un CD de 31k m2. Nos tomó 4 semanas la estabilización de los procesos y operaciones; pero hoy podemos afirmar que tenemos una operación estable con mucho camino por recorrer y mejoras que hacer, pero contamos con el entusiasmo y el recurso humano para seguir avanzando”, indicó Mauricio.
Al segundo mes de puesto en marcha este proyecto, Vásquez asegura que han sido capaces de lograr “los ahorros que esperábamos y las metas de producción que proyectábamos; así que estamos confiados que lo que se viene será aún mejor”.