Es bastante habitual hoy comprobar como muchas empresas todavía basan parte de sus procesos en hojas de cálculo y más concreto, en la gestión y ejecución de la planificación de la demanda, o al menos en lo que se refiere al cálculo de previsiones y necesidades de aprovisionamiento.
Y es obvio que es posible hacerlo, pero quizás lo más importante no es el hecho en sí mismo de usar hojas de cálculo, sino la falta o ausencia de visión para entender que las hojas de cálculo ya no son la herramienta adecuada para “gestionar la planificación de la demanda” en un entorno particular de empresas y mercados como el actual (competencia, digitalización, globalidad, gestión de datos, conocimiento, etc.).
Para ejecutar determinadas tareas dentro de los análisis que podamos realizar en la Planificación o en empresas con un número pequeño de referencias, el uso de hojas de cálculo puede ser muy útil y justificable. Pero hay una frontera a partir de la cual todas las empresas deberían considerar el uso de herramientas – Demand Planning Systems – que aporten realmente valor añadido al proceso de Planificación.
Este valor añadido que se nos produce en forma de: Ahorros de costes directos, inventario, incremento de los ingresos, reducción de roturas de stock y eficiencia del proceso, visibilidad, datos, productividad.
Más justificado, si cabe, en aquellas empresas que adoptan o desean adoptar el proceso S&OP (Sales & Operations Planning) como modelo de mejora continua para fortalecer las comunicaciones e informaciones entre el Suministro y la Demanda. No hay muchas informaciones al respecto, pero algunos estudios sugieren que el grado de uso de hojas de cálculo, en alguna de sus formas, podría alcanzar al 90 % de las empresas así como el uso del correo electrónico para enviar datos entre los distintos usuarios en el contexto de la Planificación. De este 90 %, el 30 % solo tendrían una hoja de cálculo como herramienta para ejecutar la Planificación de la Demanda.
Esto nos indica que los usuarios o profesionales que gestionan las previsiones en la mayoría de las organizaciones se encuentran muy atado a la hoja de cálculo como herramienta que controla y ejecuta la planificación. Quizá no nos sorprenda demasiado, pero es un indicativo bastante claro del bajo grado de introducción que todavía existe de herramientas más preparadas para el cambio global que ya se está produciendo en la Cadena de Suministro.
Los expertos en este campo coinciden en afirmar que la complejidad de la cadena de suministro en la actualidad no puede ser modelada a golpe de hojas de cálculo.
Para finalizar esta introducción, es conveniente destacar la diferencia entre un paquete de previsión y un sistema de planificación de la demanda. Un paquete de previsión es un software independiente que genera la previsión siendo el usuario generalmente el que decide el modelo de previsión a utilizar. Por otro lado, un sistema de planificación hace algo más que la previsión. Una vez se ha realizado la previsión, esta queda vinculada mediante el intercambio de datos automatizado a otros módulos, como el de producción, inventarios, compras, logística, transporte, finanzas, etc.
Pero ¿por qué deberíamos movernos desde nuestra cómoda situación en una hoja de cálculo hecha a medida por nosotros hacia sistemas centralizados de planificación de la demanda?
Los errores en las hojas de cálculo
El primer motivo son los errores que contienen los desarrollos realizados en hojas de cálculos, principalmente cuando están elaborados por los propios usuarios. Estudios demuestran que el número de errores que contienen es muy elevado. Errores bien de tipo conceptual sobre la utilización de algoritmos asociados a la previsión y/o ausencia de cálculos, datos relevantes para el propósito que se ha concebido.
Esto supone un gran desafío para la mayoría de las empresas que han dado por correcto el uso masivo de hojas de cálculos en sus procesos. En términos de cadena de suministro puede ser que pequeños errores se vean reproducidos de forma repetitiva en el tiempo dando lugar a importantes desajustes si se analizan con una perspectiva temporal.
Muy visible esta idea cuando se solicita a los usuarios que nos expliquen el desarrollo empleado en la hoja para la realización de cálculos (principalmente la previsión). La simplicidad en la formulación (naive model) y ejecución de cálculos pone de manifiesto esta idea. Falta de rigor y ausencia de datos relevantes.
Centralización de la información y datos
Un aspecto esencial dentro del concepto de colaboración que debe preponderar en cualquier empresa. En la mayoría de las organizaciones existen múltiples actores o intervinientes en alguno de los procesos relacionados con la gestión de la demanda: Ventas, Marketing, Logística, Producción, etc. Ello conduce a un exceso de informaciones dispersas, no conectadas y desarrolladas u obtenidas de diferentes formas, por lo que en la mayoría de las ocasiones son informaciones o datos no relevantes entre las partes.
Esta descentralización de la información se ve agravada cuando las empresas crecen y aparecen nuevos interesados que demandan información. Estas informaciones suelen ser recogidas en diferentes hojas de cálculo repartidas por toda la organización presentando una desconexión evidente entre las partes.
Podemos suponer las horas necesarias para recoger, procesar y dar formato a estas informaciones, que en muchas ocasiones son enviadas a través del correo electrónico. Cuando llegan a su destinatario nos podemos imaginar las dificultades que puede haber para entender o interpretar estas informaciones.
Las informaciones centralizadas y cohesionadas permiten a toda la organización disponer de una única fuente de datos, contrastada y aceptada por todos. Por ejemplo, no es muy comprensible que las empresas dispongan de diferentes pronósticos según departamentos. Y que cada uno de ellos la utilice según su mejor conveniencia. Un solo pronóstico debe servir para indicar cuánto debo comprar, cuánto debo producir, cuánto inventario vamos a disponer en toda la organización.
Mayor proactividad
Se ha demostrado que los procesos basados en hojas de cálculo fomentan el concepto silo, por lo tanto, son Reactivos. Es decir, fomentan la no colaboración entre las partes. Al disponer cada uno de su propia información, extraída y procesada de forma independiente, conduce a una dificultad real para compartirla de forma activa y a tiempo.
Los sistemas de planificación centralizados disponen de la información de forma accesible y a tiempo, aportando más visibilidad al proceso conjunto de planificación y mirando de una forma más proactiva hacia el futuro. Son sistemas preparados para que una cantidad importante de usuarios accedan a la misma información en tiempo y forma. Ello nos permitirá ver problemas con una mayor anticipación. Por ejemplo, alteraciones en las capacidades de producción, adelantarnos a posibles roturas de stock, o estimar excesos de inventario de una forma mucho más precisa.
Retorno de la Inversión
Las aplicaciones preparadas en hojas de cálculo no tienen como objetivo aportar beneficio a la empresa. En términos de planificación, su objetivo principal es hacer algún tipo de cálculo para decidir cuándo y cuánto debemos aprovisionar, pero sin tener en cuenta otros factores que añadan beneficios al proceso en términos reales.
Como ya hemos indicado al principio, los errores presentes en las hojas de cálculo son una fuente de acumulación de costes ocultos. Si pensamos en los años que llevamos utilizando nuestra hoja de cálculo y multiplicamos por el beneficio que perdemos cada año obtendríamos una cifra nada desdeñable.
Implementar estas aplicaciones en sustitución de hojas de cálculo conlleva costes más o menos elevados en función de nuestras ventas o inventarios. Pero estos proyectos no deben de tratarse como un coste, sino como una inversión. Los sistemas de planificación centralizados están diseñados para aportar beneficios en términos económicos. Conseguiremos unos resultados medibles y cuantificables, que en la mayor parte de los casos reportará un retorno completo de la inversión en un periodo más o menos corto. Además, en el futuro nos seguirá aportando los beneficios propios de mantener unos inventarios mejor alineados y un incremento de ingresos por una mayor disponibilidad.
Y no olvidemos una mayor eficiencia en el trabajo, aunque difícil de cuantificar en términos económicos, es un hecho que debemos tener muy en cuenta. A mayor eficiencia, la calidad del trabajo aumenta y seremos capaces de aportar mayor valor añadido a la empresa.
La complejidad y el tiempo en los datos
El aumento de información y datos en las empresas ha ido creciendo de forma exponencial y su correcto tratamiento (actual y futuro) no es posible desde una hoja de cálculo cuando hablamos de gestionar la demanda. Los datos de hoy son el componente necesario para realizar estimaciones. Y con ello poder tener una mejor visibilidad de lo que puede ocurrir en el futuro. Hojas de cálculo dispersas, no conectadas y muchas veces con informaciones que ya no tienen valor porque se han elaborado de forma tardía quedando desfasadas, son una seria amenaza para el avance en la gestión de la demanda en las empresas.
La forma y lugar donde consolidemos la información (datos históricos, clientes, aprovisionamientos, promociones, eventos, precios, costes, etc….) para su utilización masiva, tanto de manera inmediata como futura, nos dará siempre una ventaja competitiva. Obtener informes relevantes de clientes, o previsiones agregadas por familias o regiones, conocer en que canales obtenemos un mayor beneficio según pronósticos de demanda, saber con anticipación futuros desabastecimientos por retrasos en entregas, etc.
El Demand Planner
Uno de los grandes desafíos de las empresas en el campo de la planificación de la demanda es el trabajo que deba desarrollar un demand planner. Debe contener un alto porcentaje de tiempo dedicado al análisis y menor a tareas administrativas.
El tiempo en trabajos administrativos – recogida de datos, importando a hojas de cálculo, filtrando, intentar poner en el formato correcto, realización de gráficos, etc. que se emplean en las tareas de planificación mediante el uso de hojas de cálculo se ha llegado a estimar en más de un 80 % del tiempo total. Esto significa que estamos infrautilizando nuestros recursos y en muchos casos, a profesionales que podrían aportar un valor mayor al proceso en términos de business intelligence.
Los sistemas de planificación resuelven de forma eficiente muchas de estas tareas que sabemos no aportan valor a la empresa en cualquiera de sus formas. Lo más importante es que estas tareas con un componente más administrativo vayan gradualmente disminuyendo y se transformen en tareas de valor que aporten informaciones relevantes sobre nuestra planificación.
Integración de la Demanda y el Suministro
Es de sobra conocido que la Cadena de Suministro necesita de sistemas integrados y centralizados para que la información fluya en todas direcciones y pueda tener máxima visibilidad. La desconexión o falta de integración de las diferentes actividades de la Cadena de Suministro – Aprovisionamiento, Producción, Logística, Inventarios – desde el punto de vista de los datos se debe a una ausencia de un sistema de planificación centralizado, muchas veces sustituido por hojas de cálculos dispersas y creadas según intereses del departamento o personas.
Al migrar de hojas de cálculo dispersas a sistemas centralizados de planificación conseguimos dar un gran salto en la visión de la Cadena de Suministro, afectando positivamente en la toma de decisiones para la empresa. Y sin duda alguna es uno de los grandes dinamizadores del S&OP como proceso global integrador.
El S&OP necesita estar soportado con herramientas visibles y unificadas para todos los que intervienen. Herramientas que aporten valor en forma de datos, análisis y simulaciones que permitan ver al conjunto el resultado de las decisiones en las diferentes reuniones que se llevan a cabo.
Conclusión
Con relación a la gestión de la Cadena de Suministro, y concretamente en la gestión de la demanda y el suministro, hay que ser rotundamente claro. Las hojas de cálculo son un soporte excelente para nuestras tareas diarias. Pero no deben ser aplicaciones que soporten procesos claves dentro de cualquier compañía. Todavía podemos escuchar en muchas (¡quizás demasiadas!) empresas de tamaño considerable la justificación en el uso de hojas de cálculo para gestionar la planificación.
Deben saber los responsables o aquellos que tienen la capacidad de tomar decisiones en este sentido, que están haciendo un flaco favor a su empresa si no proponen proyectos de cambio. Deben apostar por sistemas que ya han demostrado su capacidad de aportar beneficios, unos cuantificables y otros menos, pero que en definitiva son el camino que nos conduce a un proceso planificador más efectivo y eficiente.
Finalmente, tampoco debemos pensar que el sistema por si solo nos solucionará todos nuestros problemas. Ningún sistema funciona si no está alineado con los procesos y menos todavía, sin la colaboración entre todos los implicados.
Y no dudemos en acudir a expertos externos que nos ayuden en este ejercicio. A lo largo del tiempo, nuestra visión de los problemas en la empresa se oscurece impidiéndonos ver las oportunidades que tenemos frente a nosotros. Una ayuda, nunca viene mal…
Por Víctor Felipe Tablado, Asociado a RALOG- Red de Ayuda Logística