Mucho antes de que atravesáramos por una pandemia, que sucumbiéramos ante el cierre de la “fabrica del mundo”, que asistiéramos al cierre a la congestión de puertos en todo el mundo y enfrentáramos un nivel de escasez de contenedores sin precedentes y alzas tarifarias navieras históricas, la problemática de la planificación de la cadena de suministro era un tema de alto impacto entre los líderes del sector logístico.
Por cierto, frente a los eventos por todos conocidos (y padecidos) durante los últimos 3 años, resurge con mayor fuerza la necesidad de modernizar todos aquellos procesos relacionados con el pronóstico de la demanda y la planificación para satisfacerla, sobre todo si tenemos en cuenta que aún las cadenas de suministro globales no se recuperan del todo de los traumas derivados de la mayor crisis socioeconómica y sanitaria del presente siglo.
Ahora bien, cuando hablamos de la necesidad de evolución y modernización de los procesos de planificación y pronóstico de la demanda, nos referimos – puntualmente- a ampliar el nivel de adopción de sistemas, herramientas y tecnologías de última generación, tales como la Inteligencia Artificial, Machine Learning y Data Analytics, siguiendo el ejemplo de muchos líderes del sector supply chain que han tomado la batuta en materia de innovación TI.
En esta línea, y de acuerdo a lo expuesto por la prestigiosa consultora McKinsey & Company en su estudio “To improve your supply chain, modernize your supply-chain IT” que reunió las opiniones de diversos líderes supply chain a nivel global, la necesidad de dicha modernización es un hecho, considerando que “cuatro de cada cinco ejecutivos encuestados están en vías de usar o ya usan Inteligencia Artificial, Machine Learning y Data Analytic en sus procesos de planificación, un factor clave para las implementaciones de TI en la cadena de suministro”.
Ahora bien, respecto de estos esfuerzos de modernización o adopción de nuevos sistemas de planificación de la cadena de suministro, el estudio de McKinsey indica que éstos deben ir acompañados de tres elementos o acciones críticas: El diseño de procesos con visión de futuro, una selección de proveedores bien definida y una hoja de ruta de implementación que sea escalable. “Para maximizar la considerable inversión que representa una actualización de las herramientas TI para la planificación y proyección de la demanda, las empresas deben reforzar esos elementos con el cambio organizacional apropiado, actualizaciones de procesos comerciales y capacitación”, sostiene el reporte publicado a inicios del año en curso.
¿QUÉ DETIENE LA MODERNIZACIÓN?
A pesar de las ventajas que ofrecen los modernos sistemas de TI para la planificación de la cadena de suministro, de acuerdo con lo expuesto por McKinsey una gran mayoría de las empresas todavía utilizan métodos manuales o herramientas que pronto quedarán obsoletas. En esta línea, según muestra el reporte, si bien el 90% los ejecutivos entrevistados planean implementar una nueva solución en los próximos cinco años, sólo un 23% asegura que ya está en esa senda de implementación. En tanto, las principales aplicaciones para la IA y el Machine Learning incluyen la planificación de la demanda, la planificación de ventas y operaciones y la torre de control, entre otras.
En lo referido a las herramientas más utilizadas en las tareas de planificación y optimización de la demanda, los resultados plasmados en el estudio indican que un 73% de los encuestados reconoce que aún utiliza herramientas básicas, como hojas de cálculo, para gestionar dichos procesos y otras funciones de la cadena de suministro. Además, más de la mitad de los participantes (53%) del estudio indicó que utiliza la herramienta la herramienta SAP Advanced Planning and Optimization (APO), “muy popular, pero anticuada aplicación de planificación de la cadena de suministro que dicha compañía presentó en 1998 y que dejará de admitir en 2027”, indica el estudio.
De acuerdo con lo descrito, cabe preguntarse acerca de aquellos desafíos o brechas que se interponen en el camino de la implementación de nuevos sistemas de planificación.
En esta línea, y a partir de las experiencias compartidas por los ejecutivos encuestados por McKinsey, el costo y el tiempo de implementación suele ser uno de los fatores que se traduce en la resistencia al cambio. Al respecto, el estudio indica que “las empresas se aferran a los sistemas más antiguos debido al tiempo y el dinero que se necesita para reemplazarlos, aún incluso si las actualizaciones trajeran beneficios sustanciales”. En cuanto a los recursos necesarios para que una actualización de este tipo de se lleve a cabo, el informe estipula que “éstos dependerán de la complejidad de la cadena de suministro de la empresa”, agregando que las compañías tardarían, en promedio, 2,8 años desde la selección del proveedor hasta la implementación completa de este tipo de herramientas.
Con relación a aquellas industrias que poseen cadenas de suministro muy complejas, como las farmacéuticas – por ejemplo- el informe estima que el tiempo de implementación promedio puede extenderse por cuatro a seis años, con un costo aproximado de 62 a 125 millones de dólares de dólares, ello si se trata de un proyecto que apunte a implementar un nuevo sistema de planificación de la cadena de suministro. En tanto, aquellas industrias con cadenas de suministro menos complejas, como las de bienes de consumo empaquetados, por ejemplo, pueden gastar de dos a tres años en la implementación de estas tecnologías y alrededor de 17,5 millones de dólares.
Otro factor que incide en la decisión de implementar este tipo de tecnologías de vanguardia es la selección de proveedores que ofertan estas soluciones, elección que – debido a los aspectos mencionados anteriormente- se vuelve crítica y difícil. Al respecto, el estudio sostiene que “cuando se actualizan los sistemas de TI de planificación, los líderes de la cadena de suministro evalúan en promedio dos proveedores potenciales para determinar qué sistema se adapta mejor a sus desafíos de planificación específicos. No obstante, existen otras experiencias que hablan de hasta ocho proveedores analizados; situación que podría explicarse debido al valor estratégico que estos procesos tienen y al desconocimiento del alcance de este tipo de herramientas y la consecuente incertidumbre ante su implementación.
Con todo, según el informe, “los líderes de la cadena de suministro suelen examinar a los proveedores utilizando requisitos funcionales, tales como: el nivel de integración de estas herramientas con las aplicaciones existentes de la cadena de suministro y los costos iniciales y operativos.
Un tercer aspecto que se establece como brecha en la implementación, es la incertidumbre ante los resultados o, derechamente, el que los proyectos no salgan según lo planificado. En este ámbito, el estudio de McKinsey establece que, de los ejecutivos encuestados, “el 45% dijo que la mayor barrera para lanzar un proyecto era la falta de consenso sobre los requisitos técnicos y de proceso de un nuevo sistema. Otro 35% manifestó que el impacto de un nuevo sistema de planificación no cumplió con las expectativas, y el 28% dijo que lucharon para crear un caso de negocios convincente para justificar el cambio a un nuevo sistema.
CÓMO SER EXITOSOS EN LA IMPLEMENTACIÓN
De acuerdo con los expertos del ámbito tecnológico, el fallo o fracaso de los proyectos de implementación de TI en los procesos de planificación y proyección de la demanda, se deberían a procesos de implementación mal diseñados, carencia de las capacidades necesarias o la mala administración del cambio. La pregunta que subyace entonces es ¿cómo las empresas pueden superar los desafíos y aumentar las posibilidades de que un sistema de TI de planificación de la cadena de suministro tenga éxito?, interrogante ante la cual, los expertos de McKinsey identifican los siguientes elementos clave en el proceso de implementación:
1. Un diseño de proceso de planificación bien articulado. “Agregar automatización no soluciona mágicamente los procesos rotos. Para aprovechar al máximo los nuevos sistemas, las empresas primero deben implementar procesos de planificación bien definidos. Para eso, necesitan comprender sus objetivos y crear descripciones detalladas de las actividades de planificación que un nuevo sistema cubrirá para cumplir con esos objetivos”, estima el estudio.
Para diseñar los procesos completos, correctamente, desde McKinsey proponen realizar las siguientes preguntas:
• ¿Cuáles son nuestros principales puntos débiles?
• ¿Cómo sería nuestro sistema ideal de planificación de la cadena de suministro?
• ¿Qué partes del sistema actual deben cambiar para convertirlo en nuestro sistema ideal?
• ¿Qué indicadores de desempeño debemos usar para medir el éxito?
A partir de ahí, se podría determinar, por ejemplo: qué procesos de bajo nivel podrían automatizarse para que el recurso humano disponible se ocupe de problemas más complejos, como la gestión del inventario o la reposición de materias primas; o también, se podría determinar en qué parte del proceso se debe la IA, por ejemplo, a fin de avanzar en tareas complejas con las que las personas suelen tener dificultades, como pronosticar la demanda de los clientes.
2. Los líderes pueden revisar los pasos existentes en los procesos de planificación para determinar cómo los nuevos sistemas podrían respaldar cada uno de ellos. En este plano, el estudio establece que “para la planificación de la demanda, por ejemplo, un nuevo sistema podría proporcionar pronósticos iniciales basados en análisis avanzados que los expertos revisen y adapten para crear un pronóstico único para todas las actividades posteriores. En el caso de la planificación del suministro, por ejemplo, un nuevo sistema podría ayudar a identificar y gestionar posibles cuellos de botella. En tanto, la incorporación de un marco de torre de control en la TI de su cadena de suministro puede resolver los desequilibrios entre la oferta y la demanda a corto plazo al proporcionar información prospectiva sobre posibles desabastecimientos”.
3. Generar un proceso de selección de proveedores bien definido. Una vez que los líderes han identificado los procesos que debe cubrir un sistema de planificación, pueden crear un marco para evaluar a los posibles proveedores de las soluciones que se implementarán. Dicho proceso de selección de proveedores, en opinión de McKinsey debe constar de tres partes
• Generar una lista de requisitos comerciales. Un conjunto sucinto de requisitos cubre el alcance completo de la aplicación, así como las funciones imprescindibles y agradables.
• Criterios de evaluación claros. Los proveedores con sistemas que cumplen con los requisitos comerciales básicos pueden evaluarse frente a aspectos más detallados del diseño del proceso, por ejemplo, para ver cómo las características o herramientas específicas se adaptan a las necesidades de la empresa.
• Dos o tres casos de uso "imprescindibles". El equipo de la cadena de suministro puede pedir a los posibles proveedores que demuestren cómo manejarían sus sistemas en casos de uso prioritarios, mediante una presentación de ventas para ver qué tan bien funciona la aplicación. En dichas demostraciones, los usuarios pueden pedir a los proveedores que simulen puntos débiles comunes o problemas con los que se enfrentan diariamente, a fin de tener una idea realista de cómo funcionaría el sistema en su entorno.
Además, los expertos de McKinsey sostienen que “en lugar de permitir que los líderes sean los únicos involucrados en las evaluaciones y demostraciones de los proveedores, las empresas podrían considerar incluir empleados que brinden una perspectiva de primera línea”. En este plano, se recomienda que estos colaboradores sean aquellos que utilizan los sistemas de planificación existente y quienes usarían las nuevas soluciones.
Finalmente, para que la modernización de los procesos de planificación y proyección de la demanda tenga éxito, los expertos de McKinsey propusieron los siguientes consejos:
• Mantener al cliente en el centro del cambio. Establezca objetivos claros al comienzo de la transformación que explique cómo mejorará la experiencia del cliente. Para cada decisión, pregúntese: "¿Cómo afectaría este cambio a nuestros clientes?"
• Desarrollar capacidades internas. Capacitar al personal sobre las nuevas formas de trabajar que requiere el nuevo sistema hace que el traspaso de proveedores sea más fácil y rápido y deja a la organización menos dependiente de la ayuda externa a largo plazo.
• Utilice el aprendizaje en persona y en línea. Para que el trabajo de nuevas formas se mantenga, use el aprendizaje experiencial, el modelo de influencia y cree un espacio seguro.