Los costos ocultos de una empresa están siempre presentes, aunque tú no los veas, son esos gastos innecesarios que no generan ningún tipo de productividad o funcionamiento práctico. Este tipo de costos ocultos surgen a partir de procesos ineficientes o innecesarios que se deben optimizar o eliminar en la empresa, teniendo en cuenta que es una situación que genera pérdidas en el capital. VER EDICIÓN DIGITAL O DESCARGAR EN ARCHIVO PDF
Gestionar la cadena de suministro requiere de una mirada amplia, entendiendo el alcance que tiene la operación, los distintos procesos y componentes que la conforman. Así, los costos visibles como el transporte, el almacenamiento y la mano de obra suelen ser el foco de atención. Sin embargo, existen numerosos costos ocultos que pueden tener un impacto significativo en la eficiencia y la rentabilidad de una empresa.
Lo anterior es de tremenda importancia, pues la rentabilidad de la operación está sobre el tapete y las empresas buscan de una u otra forma mejorar los indicadores de productividad y rentabilidad para ganar competitividad en los mercados actuales, marcados por la competencia y los desafíos.
No obstante, los costos, menos obvios pero no menos importantes, pueden erosionar los márgenes de beneficio y afectar la competitividad de una empresa si no se gestionan adecuadamente. Así queda en evidencia que la improvisación es el peor enemigo de la gestión logística y un aliado para el aumento de los costos. Este artículo profundiza en la naturaleza de estos costos ocultos y ofrece estrategias para identificarlos y mitigarlos.
¿DE DÓNDE SALEN ESTOS COSTOS?
Esta es quizás la pregunta más compleja de responder, ya que en ella está la clave de esta problemática. No se puede mejorar, optimizar o intervenir aquello que no se conoce ni se identifica. Sin embargo, distintos analistas y expertos de supply chain han identificado algunos de estos costos, destacando, por ejemplo, ineficiencias operacionales, deterioro del inventario, problemáticas con los colaboradores, costos de devoluciones y el impacto ambiental y cumplimiento de normativa que obliga la operación.
Los productos que permanecen en almacenamiento durante largos periodos pueden deteriorarse, volverse obsoletos o perder valor, especialmente en industrias como la alimentaria y la tecnológica. Esto no solo representa una pérdida directa de capital invertido, sino también un costo de oportunidad al no poder vender esos productos a su valor original, representando en tanto, un costo oculto significativo en la cadena de suministro, afectando la rentabilidad y la eficiencia operativa de las empresas.
La identificación y mitigación de estos costos requieren un enfoque integral y proactivo, que incluya mejoras en la planificación de la demanda, la adopción de tecnologías avanzadas y la optimización de las prácticas de gestión de inventarios.
En cuanto a las ineficiencias operacionales, aunque no siempre son evidentes, pueden acumularse y generar costos significativos. Ser ineficiente es uno de los mayores temores de los ejecutivos a cargo de la gestión de supply chain, pues toda decisión e inversión tiene siempre como objetivo la búsqueda de eficiencia y optimización, donde la mirada constante de los procesos, el conocimiento de cada etapa, una buena coordinación entre los distintos equipos y la implementación de tecnologías asoman como factores diferenciadores que salen en ayuda de la correcta gestión de la cadena de suministros.
Las ineficiencias pueden incluir procesos manuales mal ejecutados, falta de automatización, lentitud en los procesos, falta de operarios para la realización de las tareas, mala coordinación entre los distintos departamentos, errores en la planificación de las rutas, entre otras. Cada una de estas ineficiencias incrementa los costos operativos al aumentar el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas. A modo de conclusión, estos costos están dados por “diseño” mal hecho de la operación, una lectura de la cadena y una falta de entendimiento del producto que se maneja y de los clientes a quienes se debe responder.
Por otra parte, el mundo logístico ha enfrentado años de revolución del punto de vista tecnológico y, sobre todo, por el desarrollo que ha tenido el canal online. En este sentido, el auge del comercio electrónico ha dado lugar a otro fenómeno igualmente impactante: la logística reversa, es decir, aquella etapa que se encarga de las devoluciones de productos y cuyo costo logístico puede ser importante para el nivel de costos general de la operación y afectando la rentabilidad de la empresa.
En tiempos en que las devoluciones se han transformado en un factor diferenciador y en “gancho comercial de las empresas de cara a sus clientes, éstas corren el riesgo de causar un peligroso efecto boomerang para los comerciantes, ya que las devoluciones son más difíciles y costosas de gestionar que las entregas. Para las empresas es esencial planificar de la mejor manera una gestión de devoluciones eficaz para minimizar las devoluciones y prever sus costos.
En este análisis de costos también asoman aquellos que dicen relación con el impacto ambiental y regulaciones, ya que éstas pueden generar costos adicionales para las empresas. Este punto está siendo de vital importancia en las empresas actualmente, ya que la exigencia de operación más “limpias” está impulsada por las demandas de los clientes y el mercado, quienes miran la responsabilidad de la logística y los procesos de supply chain y así proyectan el futuro de la industria. En medio de este panorama, las empresas están obligadas a invertir en tecnologías más limpias, en la gestión de residuos y, en general, en el cumplimiento de normativas que, aunque beneficiosas para el medio ambiente, representan un gasto adicional que las compañías de busca crecer y posicionarse en el mercado deben ya considerar.
Como último factor, el transporte aporta una buena parte de los costos ocultos que se deben, entre otras cosas a: vehículos subutilizados, erróneo diseño de rutas, rechazos y reenvíos de pedidos, accidentabilidad y mala conducción.
¿CÓMO MITIGAR ESTOS COSTOS?
Cuando la principal dificultad ya está resuelta y los costos ocultos son descubiertos, la tarea siguiente es intentar mitigarlos y sobre todo evitarlos. Las empresas buscan hoy distintos caminos para disminuir el efecto de estos costos y mejorar a través de diversas acciones la rentabilidad de la rentabilidad, porque cuando los tiempos son complejas y los desafíos son múltiples, “apretarse el cinturón” es fundamental para el éxito comercial y para el posicionamiento y competitividad de la compañía.
Con este objetivo en mente, la mirada de las empresas se ha volcado fuertemente hacia la implementación de Tecnologías y Automatización como una alternativa de control y optimización de la operación. Dar un nuevo ritmo a la logística, potenciar la eficiencia, reforzar la exactitud de los procesos y mejorar los tiempos arrojan, sin duda, una mayor productividad que a la larga se traduce en una mejorar rentabilidad.
En cuanto a la implementación de tecnologías avanzadas asoman, por ejemplo, el Internet de las Cosas (IoT) y el análisis de datos que puede ayudar a identificar y reducir los costos ocultos. Los sistemas automatizados permiten, en tanto, un seguimiento más preciso del inventario, optimización de rutas y una mejor coordinación entre los diferentes eslabones de la cadena de suministro.
Otra forma de minimizar estos costos corre por cuenta de la capacitación continua del personal, acción crucial para la eficiencia operativa. Colaboradores bien capacitados están mejor preparados para identificar problemas y proponer soluciones, reduciendo así los costos ocultos. La capacitación también fomenta una cultura de mejora continua dentro de la organización.
En tanto, una gestión eficiente de la cadena de suministro, que incluye la colaboración estrecha con proveedores y clientes, puede minimizar también los riesgos de obsolescencia y mejorar la coordinación de actividades. La utilización de herramientas de planificación avanzada y sistemas de gestión integrados contribuye a optimizar los procesos logísticos y a reducir ineficiencias.
Asimismo, adoptar prácticas sostenibles no solo ayuda a cumplir con las regulaciones, sino que también puede generar ahorros a largo plazo. La reducción de residuos, el uso eficiente de recursos y la implementación de energías renovables son estrategias que pueden reducir los costos operativos y mejorar la reputación de la empresa.
Pero, sin dudas, una de las claves de una mejora en términos de costo y una minimización de los gastos ocultos está en el constante análisis y evaluación que se desarrollen en la operación. Estar atentos y conocer el funcionamiento de la operación, permite a los líderes de las áreas identificar oportunidades de mejora y que les permite estar a la vanguardia de la operación u también estar preparados para enfrentar contingencias y momentos de incertidumbre. La identificación temprana de posibles problemas y la planificación adecuada pueden evitar costos significativos asociados a interrupciones en la cadena de suministro.
Finalmente -y quizás es una de las áreas más observadas cuando de costos se trata- la optimización del Transporte, mediante el uso de software especializado y la planificación eficiente de rutas, puede reducir significativamente los costos asociados. La consolidación de cargas, el uso de vehículos más eficientes y la reducción de viajes vacíos son estrategias efectivas para minimizar estos costos y abrir nuevas oportunidades de mejora.
Así, los costos ocultos en la cadena de suministro representan un desafío importante para las empresas y también para los nuevos líderes. La identificación y mitigación de estos costos requiere un enfoque integral y proactivo, que incluya el uso de tecnologías avanzadas, la formación continua del personal, la gestión eficiente de la cadena de suministro y la adopción de prácticas sostenibles.
La clave para gestionar eficazmente los costos ocultos radica en una visión holística de la cadena de suministro, donde cada eslabón y cada proceso se analizan y optimizan continuamente. Al hacerlo, las empresas no solo mejoran su rentabilidad, sino que también fortalecen su posición en un mercado cada vez más competitivo y exigente en términos de sostenibilidad y eficiencia.
Finalmente, cabe destacar que junto con lograr reconocer estos costos es importante también gestionarlos para poder neutralizarlos o reducirlos.