Tener la información de producto correcta y actualizada en tiempo real es imprescindible para controlar y localizar cada producto y conocer la cantidad exacta de stock disponible a la venta en cada canal y es un aspecto clave del éxito empresarial, porque se relaciona directamente con el cliente y su experiencia y satisfacción de compra.
Es por ello por lo que los fenómenos de quiebre o exceso de inventario sean materias de análisis constantes en las estrategias corporativas; dado que dichos eventos pueden generar perjuicios económicos determinantes y un desmedro de la marca.
Ahora bien, a fin de analizar las principales estrategias para prevenir la ocurrencia de estos fenómenos, lo primero es entenderlos. Así, en lo relativo a los denominados quiebres o roturas de stock sabemos que son situaciones que se producen cuando una empresa no puede satisfacer la demanda de sus clientes, producto de que no cuenta con el inventario (stock) suficiente para cumplir con los pedidos, es decir, es un proceso de demanda de cliente no satisfecha. Por otra parte, el denominado exceso de inventario o sobrestock, se refiere a una situación que se presenta cuando el nivel de materiales, bienes, productos, artículos, subproductos o materiales recuperados que están en poder de una empresa supera excesivamente los índices de demanda, lo cual provoca un evidente desajuste en las dinámicas del negocio.
A fin de ejemplificar ambos fenómenos a partir de experiencias recientes, resulta interesante mencionar la denominada “crisis de los pepinos” en Islandia, acaecida a partir del consumo imprevisto de la fruta a raíz de una viral receta de TikTok. La repentina e inadvertida demanda del alimento llevó al quiebre en el stock en prácticamente todos los comercios del país; un fenómeno que no sólo afectó a cadenas de alimentos pequeñas y medianas, sino también a grandes cadenas de supermercados, entre ellas Kronan, la cadena de supermercados más popular de Islandia que al no advertir el fenómeno con antelación no tuvo tiempo para evitar el quiebre de stock.
Aunque resulte para muchos meramente anecdótico, la “crisis del pepino” es un caso digno de analizar, principalmente, considerando que Islandia está particularmente expuesta al riesgo de interrupciones en su cadena de abastecimiento de alimentos por su carácter insular y su ubicación al extremo norte de Europa, en pleno círculo polar ártico. Entonces, ¿cómo es que los comercios islandeses no previeron el quiebre de stock?
Pues bien, como hemos expuesto, la demanda excesiva de la fruta no fue prevista eficientemente y al percatarse del fenómeno, gestionar la importación del producto desde otros proveedores europeos se tornó una tarea titánica no sólo por la alta demanda del producto en el viejo continente, sino también por los costos asociados.
Volviendo a la experiencia de Kronan, según los ejecutivos de la cadena, este fenómeno se tornó exponencial, debido a diversos factores. El primero de ellos fue la demanda imprevista, el segundo, la dependencia de las fuentes de origen o proveedor; considerando que el 99% de los pepinos que comercializan provienen de cultivos de invernadero en la propia Islandia, cultivos que atravesaban una baja productiva, debido a temas estacionales. A todo lo anterior, se sumó el regreso a clases en el país nórdico que traía aparejado altos niveles de demanda del alimento por parte de las escuelas que realizan altos niveles de pedidos a granel de la fruta. A partir de todo lo expuesto, los comercios islandeses tuvieron muy poco espacio de maniobra para gestionar las alzas repentinas en la demanda del pepino.
Desde la otra vereda, a la hora de ejemplificar los nefastos efectos del sobrestock o exceso de inventario no es necesario ir tan lejos, ya que en Chile diversos comercios dedicados a la venta de artículos deportivos y recreativos atraviesan una grave crisis debido a la abrupta caída en la demanda de estos productos.
¿Cómo se origina la crisis de sobrestock de bicicletas en Chile y cuáles han sido sus efectos? Pues bien, de acuerdo con lo expuesto por los actores del sector, entre 2020 y 2022, pre y post pandemia, tanto la producción mundial como la venta de bicicletas a nivel global presentaron un incremento inusitado de hasta 5.000%. Como es lógico, Chile también fue parte de este boom de ventas. La demanda de bicicletas, sobre todo tras el fin del confinamiento por la pandemia literalmente se disparó.
Cabe destacar que, mientras en Chile el frenesí “bicicletero” crecía, en Europa, por ejemplo, el fenómeno también se daba. De hecho, según lo expuesto a los medios por la tienda Decathlon, la venta de bicicletas en 2020 se multiplicó por dos o hasta tres veces en el viejo continente. Lo mismo ocurría en China, donde las ventas se multiplicaron por cinco.
Pero, como dice el dicho popular, todo lo que sube tiene que bajar. Así, para mediados de 2022, la demanda de bicicletas en el país comenzaba a desplomarse, mientras que en paralelo los mercados de origen seguían produciendo el bien para ser exportado, comenzando así la problemática del sobrestock. De acuerdo con los actores del medio, la demanda estaba completamente alterada y al normalizarse se provocó la saturación del mercado nacional, ya que los comercios ya habían contraído compromisos contractuales de venta por volúmenes importantes con las fábricas.
Dado que los tratos comerciales no se pudieron deshacer, las deudas contraídas tienen al borde de la quiebra a emblemáticas marcas e importadores del rubro. Este es el caso de Andes Industrial, uno de los principales importadores de bicicletas en Chile, empresa que a 2023 acumulaba deudas que superan los $17.000 millones. A raíz de lo anterior, la empresa anunció el inicio de un proceso de reestructuración financiera para evitar la quiebra.
En igual situación se encuentra la emblemática Oxford. Fundada en 1956 en Arica, en julio pasado, la popular marca implementó una reestructuración interna que incluyó la desvinculación de 28 trabajadores, debido al aumento de los costos operativos y una caída del 52% en las ventas durante 2022, equivalente a $9.100 millones.
Por otra parte, MKR, otra de las grandes marcas de bicicletas del mercado nacional, en enero pasado, solicitó su reestructuración judicial. Con pasivos que superaban los $9.200 millones, la compañía informó que la pandemia impulsó las ventas de bicicletas de forma inesperada, pero que la posterior desaceleración puso en jaque su situación financiera.
EFECTOS DEL QUIEBRE O EXCESO DE STOCK
Los costos de enfrentar los fenómenos descritos en las organizaciones pueden ser, tanto tangibles como intangibles, y subrayan la necesidad de generar estrategias proactivas y eficientes para la gestión de inventarios. Y es que las empresas deben esforzarse no solo por minimizar las roturas de stock y evitar el sobrestock, sino también por desarrollar planes de contingencia robustos que puedan mitigar rápidamente sus efectos cuando ocurran.
En este plano, resulta relevante describir algunos de los nefastos efectos que el quiebre o exceso de inventario puede acarrear a las empresas. Aquí se presentan algunas de las consecuencias ligadas a cada fenómeno por separado.
EFECTOS DEL QUIEBRE DE INVENTARIO
Pérdida de ventas. La consecuencia más inmediata y obvia de una rotura o quiebre de stock es la pérdida de ventas. Cuando los clientes no encuentran el producto que buscan es posible que opten por comprarlo a la competencia o decidan no realizar la compra. Esto no solo afecta los ingresos a corto plazo, sino que también puede cambiar los hábitos de compra del consumidor a largo plazo, alejándolos de la marca.
Deterioro de la relación con los clientes. La insatisfacción del cliente es una repercusión significativa de los quiebres de stock. Los clientes esperan disponibilidad y confiabilidad cuando eligen dónde comprar y la falta de un producto puede llevar a una pérdida de confianza en la empresa, resultando en una disminución de la lealtad del cliente.
Aumento de los costos operativos. Intentar resolver los quiebres de stock puede llevar a aumentos significativos en los costos operacionales. Las soluciones rápidas, como los pedidos de emergencia a proveedores o el transporte expedito, son considerablemente más caros que las operaciones planificadas normalmente.
Impacto en la cadena de suministro. Una rotura de stock en un punto puede causar cuellos de botella e ineficiencias en otros puntos de la cadena de suministro. Por ejemplo, el sobre almacenamiento de otros productos para compensar futuras roturas puede llevar a un exceso de inventario que eventualmente podría resultar en obsolescencia.
Daño a la reputación de la marca. En la era de las redes sociales y las reseñas en línea, una experiencia negativa como encontrar un producto agotado puede ser rápidamente amplificada y disuadir a nuevos clientes potenciales de elegir una marca. Al mismo tiempo, restaurar la imagen de una marca después de tales incidentes puede requerir tiempo y recursos adicionales.
Oportunidades de mercado perdidas. Además de las ventas perdidas, los quiebres de stock pueden hacer que una empresa pierda oportunidades de mercado cruciales, especialmente si ocurren durante periodos de alta demanda como lanzamientos de productos o promociones especiales.
EFECTOS DEL EXCESO DE INVENTARIO
Caducidad de los productos. Hablamos concretamente de los productos que han sido elaborados para el consumo en temporadas o plazos específicos, y que no dan margen de espera. Ante esto, las opciones son básicamente dos: se ofrecen con descuentos o simplemente se dan por perdidos.
Problemas de flujo y liquidez. Cuando las ventas son la principal fuente del pago de obligaciones, el sobrestock supone una reducción del flujo de caja de los negocios y, en los peores casos, puede poner en entredicho su sostenibilidad.
Problemas de espacio. No es sólo el hecho que el espacio destinado a almacenar los productos no adquiridos en el mercado sea insuficiente; es que, además, su almacenamiento aumenta los costos de mantenimiento, personal, suministros, seguros, entre otros.
Reducción de márgenes de venta. Muchas empresas acaban ofreciendo los productos acumulados en sus estanterías o almacenes a precios más bajos que los habituales, lo cual supone una fisura significativa en los datos contables.
BUENAS PRÁCTICAS…
Como hemos expuesto, evitar los quiebres de stock o el sobreinventario es fundamental para mantener la satisfacción del cliente, optimizar las operaciones y asegurar la salud financiera de una empresa. De ahí que Implementar estrategias efectivas para prevenir estos fenómenos pueda significar la diferencia entre una empresa que prospera y una que lucha por mantenerse a flote.
Es por ello que, a continuación presentamos algunas de las mejores prácticas para evitar estos eventos en la gestión de inventarios.
Mejora de la previsión de la demanda. Utilizar herramientas y técnicas avanzadas para predecir la demanda futura es crucial. Esto incluye el análisis de datos históricos, tendencias de mercado, y factores estacionales. En este punto, el uso de software de previsión de demanda que incorpora inteligencia artificial y machine learning puede proporcionar predicciones más precisas y ayudar a ajustar los niveles de stock.
Optimización del reabastecimiento de inventario. Establecer políticas de reabastecimiento eficaces es esencial. Esto incluye definir niveles de inventario mínimo y máximo, y utilizar sistemas automatizados para realizar pedidos de reabastecimiento cuando los niveles de stock caen por debajo de un umbral predefinido.
Gestión de la cadena de suministro. Fortalecer las relaciones con los proveedores y diversificar las fuentes de suministro puede minimizar los riesgos de interrupción.
Análisis y respuesta flexibles. Mantener una capacidad de respuesta flexible permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios inesperados en la demanda o en el suministro. Esto puede incluir tener capacidad de almacenamiento adicional o acuerdos logísticos que permitan una distribución rápida y eficiente.
Comunicación eficaz interna y externa. Una comunicación clara entre todos los departamentos (ventas, marketing, logística) y con los proveedores asegura que todos los involucrados en la cadena de suministro estén al tanto de las necesidades actuales y futuras, y puedan actuar en consecuencia para evitar posibles quiebres o sobrestock.
Uso de tecnología e innovación. Implementar soluciones tecnológicas modernas puede proporcionar una visibilidad en tiempo real del inventario y facilitar una gestión más eficaz.
Automatiza la gestión del almacén. Integrar un software de gestión de almacén es clave no solo para estimar el volumen de producto que necesitas comprar, sino también para llevar un control exhaustivo y adecuado del stock con el que cuentas. La realización de inventarios y el control de las entradas y salidas es más sencillo y fiable con este tipo de tecnología.