En la búsqueda de la optimización de la cadena de suministro, existe un punto conocido como la última milla, el cual es necesario optimizar para reducir los costes finales sin que ello afecte al producto.
Según The logistics world, la última milla “representa hasta el 50% del costo del transporte”, por lo que es natural que cualquier tomador de decisiones esté interesado en adquirir una herramienta que apoye a la optimización de este proceso.
Existen diversos softwares para dar una solución al problema de optimizar las rutas, entre ellos los ruteadores y los TMS (Transportation Management System). Los ruteadores son una buena aproximación a la solución, apoyan en la creación de rutas y ofrecen algunos parámetros de optimización de flota y carga. En cambio el TMS, es un completo sistema de gestión del transporte, el cual procesa, almacena y distribuye información asociada a las operaciones de transporte de mercancías de una organización, en la cual el ruteo es un proceso más dentro de la cadena de distribución.
La implementación de un nuevo software, conlleva tiempo y dinero. Una parte importante del tiempo se utiliza en formación de los usuarios, según Erp Focus “el costo de capacitar usuarios es importante. Necesitas que ellos aprendan el nuevo sistema, los nuevos procesos y eso conlleva tiempo” [2]. Hoy puedes necesitar solo un software que realice ruteo pero antes de elegir deberías preguntarte ¿qué ocurrirá cuando decidas llevar tu organización al siguiente nivel? Tu empresa va a crecer y de un momento a otro vas a requerir los diferentes módulos con los que cuenta un TMS, por ello la clave es elegir una solución que pueda crecer según las necesidades de tu organización y de esta manera, no tener que incurrir en nuevos costos de capacitación por tener que cambiar el sistema.
Para brindarte mayor información en la toma de decisiones, a continuación te mencionamos las principales características de un TMS que no poseen los ruteadores:
1. Cálculo de ingresos y egresos: El TMS permite configurar las tarifas de venta y coste del transporte, considerando las múltiples variables las cuales pueden ser: origen-destino, tipo de servicio, transportista, tarifa por kilos, distribución primaria o última milla. Al tener ambas tarifas, puedes tener el control de tu operación, pudiendo identificar que rutas son deficitarias o rentables y establecer indicadores para mejorar la gestión. Al contar con las tarifas de venta, el sistema puede generar las proformas con los valores de los servicios realizados, disminuyendo los errores humados en las facturas.
2. Gestión de pedidos: Es capaz de integrarse a otros sistemas, ERP o WMS. El TMS recibe la información de la carga y notifica a los sistemas según el progreso del transporte. Además, se integra con el WMS para informarle que pedidos preparar según la capacidad de la flota disponible para repartir ¿para qué preparar más pedidos de los que puedo repartir? Y si los pedidos superan la capacidad de la flota, puedes solicitar un servicio Spot mediante subasta.
3. Gestión de transportistas: permite configurar los diferentes proveedores de transporte, ingresando la información de sus conductores, vehículos y tarifas. Al contar con toda esta información, al asignar un viaje el sistema te indica el coste con los diferentes proveedores, pudiendo elegir el más barato o el que tiene mejor nivel de servicio. Además, el sistema permite llevar el control de la liquidacion del transportista, por lo que al momento de realizar la liquidacion, se genera la información del importe a pagar junto a la información de todos los servicios realizados. La liquidacion a través del TMS reduce los errores manuales en los pagos a los transportistas.
4. Gestión de repartidores: lleva el control de los pagos a los repartidores. Debido a que permite ingresar tarifas de pago a repartidor, puedes configurar la forma de pagar, por ejemplo: por envió entregado y el TMS realiza el cálculo. A final de mes, el sistema entrega la información del pago a los repartidores, con el detalle de los servicios ejecutados.
5. Trazabilidad: Cuando hablamos de trazabilidad, no nos referimos a mirar la ubicación de los camiones en el mapa y ver como se mueven. El TMS registra la historia de cada envió, cada uno de los eventos que sucedieron en la cadena de distribución, permitiendo conocer en todo momento en que vehículos fue trasladada la carga, sus costos asociados, si existió algún problema y su detalle. También permite configurar alertas por excepción, ya que lo que se busca es que el sistema nos avise sobre posibles problemas, por ejemplo, al detectar un retraso en la ruta nos llegue una notificación.
Además, permite conocer los documentos adjuntos, ya sean POD o fotos de la carga en el lugar de entrega.
Las diferencias entre un ruteador y una solución TMS pueden resultar poco evidentes debido a que cada proveedor le da un enfoque distinto. Te recomendamos elegir un TMS que permita crecer en tamaño y funcionalidades en el tiempo, de otro modo, se corre el riesgo de que el software no pueda soportar las operaciones futuras de la empresa.
(1) https://thelogisticsworld.com/historico/representa-la-ultima-milla-hasta-el-50-del-costo-de-todo-el-transporte/
(2) https://www.erpfocus.com/hidden-erp-costs-1621.html
Por: Pedro Becker, Consultor de Soluciones Sola en Cerca Technology.