En muchos aspectos de la vida empresarial, medir y saber administrar son fundamentales para avanzar. Saber, por ejemplo, el nivel de productividad de los colaboradores es esencial para proyectar el desarrollo y crecimiento de una empresa. En el ámbito logístico y en especial, en lo netamente operativo, la productividad juega un rol primordial, más aún considerando las características de la logística moderna. Aquí, uno de los softwares que asoman como una herramienta de ayuda.
“Productividad” es uno de los factores de mayor relevancia a nivel empresarial. Mantener un alto nivel de productividad entre los colaboradores es uno de los principales retos de las empresas y uno de los elementos de mayor relevancia al momento de analizar el éxito de una compañía.
Pero ¿qué es la productividad? ¿De qué depende? ¿Es posible aumentarla? En momento en que se analiza a nivel país la flexibilidad laboral, la productividad es uno de los factores que se ponen sobre la mesa para el debate, que –en el último tiempo- se ha centrado en la relación entre “duración de la jornada laboral y productividad”.
Según el estudio económico Chile 2018, elaborado por la OCDE, los chilenos trabajan 200 horas más que el promedio de los países desarrollados. Lo anterior obliga a preguntarnos ¿somos realmente productivos?
“El chileno es bueno para sacar la vuelta”. Por años, esa frase se clavó con fuerza en el ámbito laboral chileno; sin embargo, asociar las horas laborales a mayor productividad no es algo comprobado. Es más, en el último tiempo cientos han sido las voces que hablan de una disminución de las horas laborales en pro de mejorar la productividad y fomentar la vida familiar y el tiempo libre de los colaboradores.
En torno a la temática: productividad, muchas son las interrogantes que surgen. ¿Todos producimos lo mismo? ¿Con más horas de trabajo se produce más? ¿Por qué baja la productividad? ¿Necesito más colaboradores? No obstante, sobre todo a nivel logístico, no basta con hacer las preguntas, lo realmente relevantes es implementar una estrategia que permita dar respuesta objetiva a las mismas y en este desafío -y como en la mayoría de los casos- la tecnología suele ser la herramienta a usar.
GESTIONAR Y ADMINISTRAR
Considerando lo expuesto, cabe preguntarse ¿Cómo podemos medir la productividad? Por años, uno de los elementos de mayor prestigio al interior de las empresas ligadas al ámbito operacional han sido los KPI, como indicadores claves para el desempeño logístico. Pero cuando nos trasladamos a las labores propias de un Centro de Distribución, medir el desempeño del Recurso Humano es fundamental, considerando el rol que tienen para el éxito de la operación logística y a su vez detectar oportunidades e ineficiencias.
En todas las industrias, incluyendo la logística, el departamento de Recursos Humanos, así como la gestión de mano de obra y del personal tiene un rol importantísimo en la empresa, al ser responsables de la selección y reclutamiento.
¿Sabes qué debe hacer cada uno de tus colaboradores? ¿Cumplen los trabajadores en tiempo y forma con las tareas asignadas? Estas simples preguntas son pan de cada día al interior del mundo operacional. A medida que nuevas tecnologías comienzan a aparecer, como la Inteligencia Artificial (IA) y el Machine Learning (ML), automatizando y agilizando los procesos, se genera el temor de perder el contacto humano. Sin embargo, las nuevas herramientas digitales pueden de hecho ayudar a las empresas a mejorar la rentabilidad al crear mejores experiencias y reclutando talento cada vez más acorde a las necesidades.
En esta línea, la tecnología también tiene algo que decir y de la mano del Labor Management Systems (LMS); software que se ha transformado en una importante herramienta para gestionar y administrar el Recurso Humano, configurando los estándares de desempeño estimado y contrarrestarlos con el desempeño real de los trabajadores.
Este sistema de Gestión Laboral es una aplicación de software diseñada para administrar los recursos humanos dentro de una operación; aplicación que se suma a otras al interior de la cadena de suministro y que cada vez cobra mayor importancia y que hoy han logrado integrarse positivamente a los temas de gestión de almacenes (WMS).
Para conocer más acerca de este tipo de soluciones y sus ventajas, Revista Logistec invitó a Infor, SAP y Manhattan, destacadas compañías del rubro, en cuya oferta existe este tipo de soluciones o aplicaciones; oportunidad en que sus voceros relataron los principales atributos de este tipo de herramientas. A continuación, dejamos sus reflexiones.
De acuerdo a Rubén Belluomo, Gerente Comercial Cono Sur de Infor, existen tres maneras en que las soluciones tecnológicas de vanguardia ayudan a optimizar la gestión laboral: “Encontrar el candidato adecuado para el trabajo correcto; Mayor inversión en tiempo y energía para desarrollar los talentos y Crear una estrategia win-win para empleados y empleadores”.
En otras palabras, el ejecutivo enfatizó que éstas son “son soluciones muy novedosas y de vanguardia, que recién están ingresando en el mercado chileno”, ya que, por años, uno de los principales obstáculos que tuvo esta aplicación fue su costo. Muchas empresas dieron prioridad a las aplicaciones o tecnologías que iban directamente en relación a su operación productiva; dejando de lado lo relacionado al Recurso Humano. No obstante, esta situación ha cambiado, debido –entre otras cosas- a la escasez de mano de obra calificada, la importancia de la efectividad en las distintas etapas operacionales y las exigencias de los nuevos mercados.
Siempre en torno a la relevancia de las soluciones LMS, Peter Schnorbach, Director Product Management de Manhattan, sostuvo que “la mano de obra es un recurso crítico en cualquier almacén y tiene un impacto significativo en el tiempo que toma realizar el trabajo. De ahí que el uso de un sistema de administración de mano de obra (LMS) brindará a las empresas visibilidad sobre la productividad de su fuerza laboral, cuánto tiempo dedican a la mano de obra directa y si siguen el proceso adecuado”.
Según Schnorbach, este tipo de soluciones “mide objetivamente el trabajo de cada empleado y proporciona una línea de base para que los supervisores recompensen y reconozcan a los que tienen el mejor desempeño y entrenen a los que tienen el menor desempeño. Combinado con programas de compromiso e incentivos, esta solución puede generar ahorros de hasta un 30-40%. En el entorno competitivo en el que se encuentran la mayoría de los distribuidores, esto es absolutamente crítico para el éxito de la operación”.
Por su parte, Lautaro Spotorno, Director de Comunicaciones de SAP Latinoamérica Sur, comentó que “sin duda, es muy importante el uso de este tipo de soluciones para incrementar la productividad al interior de los Centros Logísticos. Mantener un almacén funcionando sin problemas depende claramente de un inventario transparente y preciso, y de una administración inteligente y flexible de los recursos, entre ellos el Recurso Humano”.
En este contexto, Spotorno aseguró que este tipo tecnología no hace más que “contribuir de manera efectiva a los resultados y objetivos propuestos en materia logística y de almacenaje, automatizar y optimizar las operaciones, desde la entrada de mercancías, hasta el envío, lo que genera una diferencia significativa y permite una gestión más eficiente. Otro factor relevante también es aprovechar al máximo y de manera óptima los recursos humanos y los activos de equipos, con técnicas como las tareas de intercalación y la implementación de controles para el uso de espacio y equipos”.
MEJORA CONTINUA
Contar con la información sobre qué y cómo trabaja tu colaborar tiene múltiples ventajas si se saben aprovechar. La posibilidad de medir el desempeño de los operarios dentro de un almacén conforma información valiosa que permitiría determinar las funciones de trabajo, al operador determinado, horas de mayor productividad, proyecciones de productividad que permitan organizar el trabajo a plazos, entre muchos otros aspectos. Con esto, la empresa puede entender de mejor manera las tasas de productividad de rendimiento por colaborador.
Estos sistemas pueden ser informativos y predictivos, pudiendo: permitir la captura de actividades directas e indirectas; calcular los desplazamientos en función del equipamiento utilizado y el mapa 3D de la bodega; planificar la necesidad de fuerza de trabajo a partir de los datos existentes; informar en tiempo real al empleado de los objetivos asignados y de su desempeño, y ofrecer un panel de mandos con los principales indicadores. Así, las soluciones LMS permiten, a grandes rasgos: CONOCER y gracias a eso MEJORAR.
En este contexto, Peter Schnorbach, explicó que hoy, los Labor Management se posicionan como soluciones complementarias para cualquier sistema de gestión de almacenes. “Se trata de soluciones convergentes que casi siempre se compran y se implementan como cualquier implementación de WMS”, explicó.
Y en torno a los beneficios, el ejecutivo de Manhattan sostuvo que estas soluciones permiten “generar ahorros directos en el costo de la mano de obra al garantizar que la fuerza laboral se desempeña con la mayor productividad posible. Esto asegura que se realice más trabajo con menos empleados y que se reduzca el costo general de manejo del inventario, por ejemplo”
En la misma línea, el ejecutivo de SAP sostuvo que este tipo de herramientas integran entre sus funcionalidades: “el procesar datos de equipo y turnos, mantenimiento y factores como retrasos, tener visibilidad de seguimiento de actividades basadas en tiempo y asistencia, gestión de tiempos para actividades directas e indirectas relacionadas, cálculos de distancias y cargas laborales planificadas, evaluación de desempeños, entre varios otros atributos”.
Para el ejecutivo de Infor, existen enormes beneficios que se verán una vez implementada la solución. “Cuatro de sus ventajas en la gestión laboral son:
• Vincular el planeamiento laboral con la estrategia y objetivos empresariales. La falta de conexión entre los ejecutivos y la gestión laboral puede causar serios daños. Si se planifican nuevas iniciativas sin considerar la capacitación y capacidad que se necesitarán, el proyecto puede fallar. Por eso, para una gestión de primer nivel se debe también considerar la automatización y robótica, éste es el primer paso es contar con una gestión laboral integrada al sistema empresarial para llevarla a otro nivel.
• Alinear el planeamiento laboral a corto y mediano plazo. Algunos temas requieren soluciones sencillas y otras más complejas. La capacidad de distinguir entre las dos se logra con visibilidad, datos y análisis predictivo. Las herramientas modernas de gestión laboral junto con herramientas de business intelligence, ayuda a los profesionales a lograr mejores soluciones en menor tiempo.
• Demandar precisión en el planeamiento de los requisitos. Planificar los requisitos laborales a corto plazo es relativamente fácil. Sin embargo, poder hacer una planificación a largo plazo se hace más difícil. Los procesos empresariales que no pueden proyectar los requisitos laborales considerando la demanda estacional, requisitos de la producción y cumplimiento de leyes laborales y otras necesidades no son eficientes. Es muy útil implementar una infraestructura de TI que considere escenarios que ocurre si y analice múltiples consideraciones.
• Implementar tecnología moderna para el planeamiento laboral y análisis de datos. Muchas organizaciones intentan estirar la vida útil de la tecnología e integrar soluciones muy dispares y así posponer las inversiones. Sin embargo, esto puede ser más costoso a largo plazo. Las soluciones modernas con análisis avanzado ayudan a que los datos sean estratégicos, precisos y fáciles de usar. Así se pueden desarrollar análisis, con IA, ciencia de datos y algoritmos que apliquen consideraciones para la gestión de los talentos identificando oportunidades de aprendizaje y sesiones educativas como también las Soft skills necesarias”.
Considerando todo lo anterior, Belluomo sostuvo que “en resumen, los temas laborales son complejos y de mucho riesgo. El planeamiento laboral debe ser estratégico dentro de la organización con el apoyo de los ejecutivos. Las soluciones antiguas no cuentas con las funcionalidades necesarias para la demanda actual”.
Así, las ventajas de la incorporación de estas herramientas son múltiples y está dado por la capacidad que tenga la empresa de medir y analizar la información obtenida. Entre las características y funciones principales están:
• Estándares laborales y medir la productividad. El LMS es una herramienta flexible de programación de personal que permite a los supervisores definir los turnos y días de trabajo para cada empleado. También faculta a los supervisores para evaluar los requerimientos de personal en base a datos de asignación de trabajo.
• Administrar, entrenar y mejorar los equipos de trabajo. Con la información en mano, los supervisores pueden ir diseñando las estrategias necesarias para incentivar y mejorar el rendimiento de los colaboradores.
• Rendimiento del trabajador. Estos documentos incluyen análisis de las funciones del trabajador que permite diseñar un sistema de incentivos, asociados a las labores realizadas y tareas cumplidas.
• Planificación y programación laboral: Permite proyectar el trabajo futuro del equipo. Análisis el aumento de personal para determinadas tareas.