Planificar es lo único que nos puede entregar cierta seguridad y disminuir, en parte, la incertidumbre ante los sucesos sorpresivos. Esta lógica, que todos empleamos a nivel doméstico es un verdadero axioma para los actores de la industria de la Supply Chain, donde planificar es un factor determinante, no sólo debido al incremento de los factores que complejizan una operación y que requieren atención previa; sino también, porque es el factor que marca la diferencia entre el éxito o el fracaso a nivel operativo.
Considerado por muchos como un arte, planificar implica múltiples aspectos; y en lo relacionado a la industria logística esta actividad asoma como la forma adecuada para lograr altos niveles de servicio y satisfacción del cliente, creando valor para al negocio de extremo a extremo. En este contexto, en el último tiempo los ejecutivos de la cadena de suministro ven a las herramientas de planificación como uno de los pocos recursos empresariales que les permiten entender el negocio de extremo a extremo.
Si se analiza, históricamente, la fabricación se centra en la planta, las compras se centran en proveedores, los ingenieros se centran en los equipos y los logísticos se centran en el movimiento de mercaderías y el almacenamiento. La planificación es, en cambio, única en su especie. De hecho, es la disciplina transversal, ya que sus ejecutores deben centrarse, conocer y evaluar cada uno de los aspectos, cada fase de forma integral.
CUANDO UNA MARIPOSA BATE SUS ALAS
De acuerdo al estudio “End-to-End Supply Chain Planning Framework and Key Concepts”, la planificación ha crecido en importancia y se ha acelerado como una prioridad clave, debido a tres grandes cambios en el panorama empresarial. Estos son:
1. Un aumento exponencial en la complejidad de la cadena de suministro.
2. La creación de nuevos procesos empresariales multifuncionales.
3. Un cambio en las demandas de los consumidores y los clientes.
Al desglosar el primero de los puntos señalados en el documento, se aprecia que la complejidad de la cadena de suministro ha aumentado exponencialmente en las últimas cuatro décadas. En este punto, el texto refiere que las empresas “se han visto obligadas a encontrar nuevas formas de crear eficiencia; ya que mientras aumenta la complejidad se paraliza la capacidad de respuesta de sus organizaciones”.
Así las cosas, los expertos aseguran que la complejidad de las cadenas de suministro es inevitable en la economía moderna, debido a los niveles de globalización de los mercados que las hacen más extensas y vulnerables. Lo cierto es que hoy, todo el proceso logístico es susceptible a cualquier estímulo –tanto interno como externo. De hecho, aspectos de carácter corporativo, económico, político y hasta culturales –por pequeños o amplios que sean - pueden redundar en la performance operativa de las organizaciones; aseveración que encuentra asidero en la aclamada teoría del caos, la cual propone que “una pequeña perturbación inicial, mediante un proceso de amplificación, puede generar un efecto considerable a medio y corto plazo” ¿Le suena conocido?
Frente a este escenario y considerando que las cadenas de suministros son estructuras dinámicas, vulnerables y en constante evolución, la planificación y las herramientas tecnológicas que aportan a esta disciplina ofrecen a las empresas la capacidad de mejorar la eficiencia de las mismas, compensando los impactos potenciales de menor y mayor complejidad.
En torno al segundo de los puntos (procesos empresariales multifuncionales), cabe señalar que a medida que las cadenas de suministro se han vuelto más complejas, a la par se han ido buscando procesos que ayuden constantemente a mejorar dichas operaciones.
En este punto, los autores señalaron que “los procesos multifuncionales pueden ser extremadamente complejos, y con frecuencia abarcan todo lo relativo al negocio; frecuentemente, esto significa que los planes están diseñados por personas que tienen diferentes sistemas de recompensas, cultura, datos y liderazgo”.
En este punto, según el texto, algunos procesos claves de planificación de negocios incluyen: Integración de demanda y suministro (DSI), Planificación de ventas y operaciones (S&OP), la Planificación de la introducción del producto (NPI) y la planificación comercial a largo plazo (LRBP). “Estos procesos requieren importantes habilidades e implican diversos factores para acceder a los datos, alinear funciones, y desplegar recursos multifuncionales contra planes de acción comunes. Debido a la complejidad y los niveles de coordinación y facilitación requeridos, las empresas han recurrido a herramientas de planificación altamente desarrolladas”.
En cuanto a las mejoras que se pueden lograr, el texto asegura que éstas pasan –por lo general- por la eliminación de residuos en las “costuras” de la organización, donde las funciones y los procesos se conectan, y de mejoras en la integración multifuncional, es decir, el desarrollo de prioridades comunes, objetivos, procesos, y planes de negocio.
Finalmente, como tercer factor se encuentra “el cambiante panorama del cliente / consumidor”, que dice relación con el aumento de expectativas de los consumidores y cómo este punto ha aumentado la demanda de productos y servicios personalizados. Los cambios del cliente/consumidor agregan nuevos tipos de canales de venta –tales como el comercio electrónico- y, por lo tanto, aumentan la complejidad de la planificación. En este punto, “los también llamados ‘planificadores’ se están convirtiendo en la mejor opción para que los ejecutivos de la cadena de suministro minimicen los impactos de las cambiantes demandas de los clientes / consumidores”, señala el texto.
Como se aprecia, a medida que crece el dinamismo del entorno, debido a las condiciones mencionadas y a otras que escapan al análisis, la importancia de la planificación de la cadena de suministro y el protagonismo de las herramientas para el desarrollo de esta tarea se intensifican.
¡PLANIFICAR IMPORTA!
Sin embargo, cabe preguntarse si hoy las empresas han dado real relevancia a los procesos de planificación. En este punto, cabe destacar que las organizaciones trabajan en esta estrategia, principalmente a través de la implementación de mejoras en sistemas de información, desarrollo de planificadores de la cadena de suministro, y construyendo sistemas y procesos de planificación robustos. No obstante, la complejidad del negocio no solo afecta el ritmo del cambio, sino también, el alcance de actividades que hay que gestionar.
Como ejemplo de lo anterior tenemos que, hoy las crecientes demandas de los clientes del canal online, en torno a servicios de entrega más rápidos y personalizados, han forzado a las organizaciones a reorganizar los sistemas logísticos de distribución, maximizándose en este escenario la importancia de una de las etapas del proceso logístico: la “Última Milla”.
Considerando lo dicho, se entiende que hoy los líderes empresariales están priorizando la mejora en procesos multifuncionales (o la creación de tales procesos si están ausentes) a partir de herramientas como: DSI / S & OP, NPI, y LRBP, los que pasan a ser bloques de construcción importantes para alcanzar los objetivos corporativos.
No obstante, desafortunadamente el personal con las habilidades y la mentalidad adecuada para tener éxito en este complejo esquema son escasos y hay que cultivarlo. De ahí que el viaje hacia la mejora en la orquestación de las cadenas de suministro para cumplir con la promesa hecha al cliente y optimizar los procesos de principio a fin sea un reto permanente en el cual, las herramientas de planificación de la cadena de suministro son verdaderamente "los cerebros del cuerpo organizativo".
CON EL FIN EN MENTE
Los procesos de planificación tienen como objetivo optimizar el valor total al cumplir o exceder los requerimientos del consumidor y del cliente. Los sistemas de planificación exitosos "mantienen en mente final del proceso”, dicen los expertos. Estos requisitos se determinan mejor si son externos a la organización, “a través de los ojos del consumidor /cliente”.
Así, tener al consumidor y al Cliente en la parte superior del modelo de proceso de planificación nos recuerda que, no importa ¿Qué tan eficiente es el proceso de planificación? Solo es efectivo si cumple con los requisitos del negocio. Por cierto, el segundo elemento en la parte superior del sistema de planificación es la demanda / oferta.
Considerando lo dicho, hoy es una realidad que los días de la gestión de la cadena de suministro utilizando Excel han terminado. De hecho, actualmente, la planificación utiliza potentes sistemas de información para gestionar actividades complejas. En esta dinámica, los planificadores deben gestionar los planes de suministro como un sistema, aprovechando las herramientas / procesos de planificación para optimizar los resultados.
Finalmente, los planificadores deben tomar decisiones sabias sobre las estrategias operativas de la cadena de suministro para ofrecer costos y servicios competitivos, de manera efectiva. En este entramado, el seguimiento es un elemento clave para determinar los mejores sistemas de planificación de la cadena de suministro que se utilizarán.
Con todo, es posible afirmar que la planificación es, hoy por hoy, un proceso ineludible y la implementación de tecnologías para su desarrollo es esencial. Por cierto, conocer la oferta y alcances de estas herramientas es un paso crítico para una elección acorde a las necesidades del negocio.