En el contexto actual, en el que los procesos logísticos deben alcanzar altos niveles de eficiencia para hacer frente a las crecientes exigencias de los consumidores, poner en práctica una estrategia que apunten hacia la mejora continua de los procesos es esencial. En esta lógica, la implementación de la filosofía Lean en los procesos de la cadena de suministro se alza como una alternativa de gran valor.
Uno de los principales retos que enfrentan los actores de la logística actual es diseñar e implementar cadenas de suministro que sean eficientes en la administración y asignación de recursos para obtener los mayores beneficios al menor costo posible. Una tarea que suena simple en el papel, pero que en la práctica requiere un trabajo metódico y constante, dado que los procesos que hacen parte del engranaje logístico están a merced de múltiples variables que pueden interferir en el flujo operativo.
A partir de lo expuesto, se torna relevante la implementación de estrategias que permitan eliminar los vicios en los procesos operativos que generan costos improductivos; sobre todo en la actualidad cuando los procesos de la cadena de suministro se ven cada vez más impulsados hacia la eficiencia en aras de responder a las crecientes exigencias de los consumidores y a los desafíos que impone la transformación digital.
¿Cómo ser más eficientes en un contexto cada vez más desafiante? Según diversos expertos, una de las estrategias más sólidas para alcanzar este objetivo es la adopción de la denominada filosofía Lean, que apunta a “la mejora continua de procesos basada en la eliminación de desperdicios y actividades que no agregan valor al producto o servicio final que se ofrece al cliente”; filosofía que se origina en Japón hace más de una centuria.
UN CAMBIO CULTURAL
Para profundizar en los alcances del pensamiento Lean aplicado a los procesos logísticos, lo primero que debemos tener en cuenta que esta metodología apunta a la correcta gestión de los recursos, para que no incurrir en desperdicios de capital, de trabajo y tiempo, y también en pérdida de oportunidades para crear valor y crecer.
En este contexto, resulta relevante entender lo que constituye un “desperdicio”, y qué actividades y recursos son los necesarios para producir valor agregado. Así, básicamente un “desperdicio” se define como “el consumo o gasto inútil, o el uso de recursos sin un retorno adecuado” y la filosofía Lean aplicada a la logística busca precisamente eliminar esos desperdicios y todas aquellas actividades que no redunden en un valor adicional para la cadena de suministro.
Ahora bien, si consideramos que la actividad logística apunta a incrementar los niveles de satisfacción del cliente al entregar en tiempo y forma bienes y servicios, tenemos que la Filosofía Lean puede concebirse como “una metodología que busca satisfacer las necesidades del cliente a partir de la mejora de los procesos del servicio y del negocio, a través de la identificación y eliminación de desperdicios, con el menor consumo de recursos posible, mediante el desarrollo de las personas”.
De acuerdo a la definición propuesta, tenemos que, para el logro de los objetivos descritos, la filosofía Lean implica no sólo la puesta en marcha de una serie de procedimientos que apunten a identificar estos desperdicios y oportunidades de mejora, sino también, un cambio cultural al interior de las organizaciones que la pongan en práctica. En esta línea, José Luis Andías, Director Académico del Diplomado en Dirección Estratégica de Operaciones y Logística de la Universidad de Chile, manifestó que “es una realidad que todas las empresas están en una constante búsqueda por mejorar sus procesos de negocio, el problema está en que las personas al interior de las organizaciones sean capaces de asimilar esta iniciativa como parte de su quehacer diario y contribuir con su experiencia para poder identificar desperdicios y oportunidades de mejora. La filosofía Lean implica justamente eso: un cambio cultural en la organización”.
DE LA PUESTA EN MARCHA
A nivel logístico, lo primero que debemos tener en cuenta es que la búsqueda en la eficiencia de los procesos debe estar alineada con los objetivos del negocio. En este punto, Andías explicó que la implementación de esta metodología inicia “con el levantamiento de procesos, que nos permite saber cómo se están haciendo las cosas; el levantamiento de sistemas tecnológicos, mediante el cual establecemos cuáles son las tecnologías que intervienen en el proceso, como se utilizan y sus efectos; el levantamiento de roles y responsabilidades, mediante el cual establecemos cómo las personas ejecutan sus tareas y levantamiento de los Indicadores de gestión, para conocer cómo se miden los procesos y qué resultados arrojan”.
A partir de la obtención de estos datos, explicó Andías, se analizan las brechas que existen para lograr los objetivos del negocio. “durante este análisis, se establece aquello que hace falta y simultáneamente se identifican las oportunidades de mejora. A partir de este análisis, se plantea un plan de proyectos de mejoras y de esa manera, en la medida que se ejecutan esos proyectos se alcanzan eficiencias y los procesos se tornan ‘esbeltos’”.
Siempre en torno a la puesta en marcha de la estrategia Lean, Gustavo Norambuena, docente Diplomado en Excelencia Operacional, Unegocios FEN de la Universidad de Chile, manifestó que “Para que los procesos cumplan con la característica de ser "esbeltos", los desperdicios o mudas deben hacerse visibles, mostrando el impacto en el negocio cada vez que se ocasionan. Una vez que los visibilizamos debemos resolverlos de forma efectiva, es decir, que exista una probabilidad muy alta que no vuelva a ocurrir”.
En este punto, Norambuena agregó que sostuvo que “el modelo Lean “los problemas deben ser visibles en forma simple, para ello necesitamos que "el proceso nos hable". Para que el proceso pueda "comunicarse" es necesario implementar la Gestión Visual, a través de demarcaciones, rotulaciones, indicadores visuales que nos permitan conocer el funcionamiento de un proceso sin ser necesariamente expertos en él”.
“Finalmente, y recordando las palabras de W. Edwards Deming: "Sin datos, sólo eres otra persona más dando su opinión", por lo tanto, el tercer componente fundamental en torno a la implementación de la metodología Lean apunta a la gestión estadística de los procesos, a través de indicadores de desempeño, relevantes al negocio y a la operación, simples de medir y simples de entender por todos”.
DESPERDICIOS EN LA CADENA DE SUMINISTRO
Atendiendo a que la filosofía Lean apunta a evitar el ‘desperdicio’ o ‘muda’ de recursos para logar procesos esbeltos eficientes, en lo referido a los procesos logísticos, en ocasiones, éstos no siempre son tan visibles dado el alcance y complejidad de la actividad. No obstante, expertos a nivel mundial han logrado identificar ocho tipos de desperdicios más frecuentes en la cadena de suministro que impactan directamente a la logística, estos son:
SOBREPRODUCCIÓN. Es el más común y costoso, pues se genera al tener una oferta superior a lo que demanda el mercado, comprometiendo el capital de trabajo sin ningún fin productivo, al menos de manera inmediata.
INVENTARIO. Las causas que llevan a tener existencias de insumos o productos superiores a las requeridas son la sobreproducción, los pronósticos imprecisos de las necesidades futuras, la compra de mercancía antes de recibir los pedidos o comprar en exceso buscando beneficiarse por el precio a mayoreo o alguna otra variable.
PROCESAMIENTO EXCESIVO. Cuando se realizan actividades adicionales que no son necesarias para el resultado final. Es decir, se hace más de lo requerido y se generan costos improductivos.
CORRECCIÓN. Si el flujo de trabajo no está bien definido o no se cumple de manera correcta, se retrabajan actividades que demoran el resultado; o bien, no se pone atención al detalle y a la calidad, teniendo que empezar de nuevo para corregir las fallas. Un exceso de correcciones no solo desperdicia tiempo, sino también dinero.
ESPERAS. Cuando las actividades de la cadena de suministro no están bien coordinadas habrá periodos en que uno u otro participante tenga que esperar a que lleguen los materiales o se concluyan procesos previos, resultando en tiempo totalmente improductivo y costoso.
MOVIMIENTOS INNECESARIOS. Ya sea en Centro de Distribución o en tránsito al destino, realizar un movimiento injustificado de la carga, que no aporte valor, resulta en costos adicionales.
TRANSPORTE. Contar con una flota que exceda el inventario requerido o las necesidades de distribución existentes representa un gasto administrativo, esto incluye equipo subutilizado, tiempos de traslado entre empresas, tiempos muertos en andenes y almacenes y otros desperdicios relacionados con el transporte.
COLABORADORES NO COMPROMETIDOS. El buen funcionamiento de una cadena de suministro no solo requiere de coordinación y entrenamiento para usar los equipos e instalaciones de manera eficiente, sino que demanda compromiso y motivación de los empleados para trabajar siguiendo las mejores prácticas.
Considerando estos desperdicios y muchos otros costos adicionales relacionados con las actividades logísticas en distintos entornos geográficos, políticos, económicos y corporativos, uno de los grandes retos de la logística es desarrollar redes inteligentes y eficientes que minimicen los desperdicios a lo largo de la cadena de suministro mediante el ahorro y la administración oportuna de presupuestos.
El diseño de estas redes debe incluir entonces la identificación de fallas y oportunidades en términos de tiempo, infraestructura, distribución, seguridad, inventarios y procesos internos. Respecto al tiempo, los lapsos muertos que las mercancías pasan detenidas en almacén o en aduanas significan una merma, ya que hay capital invertido en ellas que no está produciendo un beneficio económico. Además, si no hay coordinación entre las áreas participantes en la cadena de suministro se entorpece la fluidez de los procesos.
En infraestructura, el número insuficiente de puertos, aeropuertos, carreteras y vías férreas, así como la ineficiencia de los existentes, genera retrasos en el desplazamiento de las cargas y pérdidas de capital. En los procesos de distribución, el traslado de las mercancías de un lado al otro en CD o del fabricante a su destino final debe seguir un esquema de movimientos y de rutas bien planificado para no incurrir en gastos innecesarios.
Igualmente, las medidas de seguridad adoptadas para garantizar la integridad de las mercancías deben considerarse una inversión, pues si las condiciones de seguridad no son óptimas se registran pérdidas por robos y daños. Tener exceso de inventario o existencias resulta en una inversión improductiva y en costos de mantenimiento de almacén, tanto en el personal que se requiere para su gestión como en instalaciones y medidas de seguridad.
Finalmente, todo proceso, procedimiento y trámite interno que resulte burocrático o sea susceptible a errores puede entorpecer el flujo en la cadena de suministro.