“El que desconoce sus errores está condenado a repetirlos”. La frase precedente nos da el punto de partida para el análisis de uno de los factores fundamentales que las gerencias de supply chain deben considerar durante su acción: La gestión del Riesgo para garantizar la continuidad operativa, es decir, aprender de los errores y estar preparados frente a eventos que pongan en peligro la performance de la cadena de abastecimiento.
La lógica nos indica que la Gestión del Riesgo es parte básica de toda la estructura logística. No obstante, los recientes eventos, locales e internacionales, ponen de manifiesto que muchas organizaciones no han considerado con total introspección este factor.
De hecho, si tomamos de referencia la actual crisis sanitaria que se vive a nivel mundial, debido al brote de Coronavirus, queda de manifiesto que las lecciones que debimos aprender de eventos de riesgo global no han sido totalmente asimiladas; considerando eso sí que cada evento tiene sus cualidades únicas que dificultan la visión general y proyección.
Hoy, mientras gobiernos y las agencias de salud a nivel mundial trabajan para detener la propagación de Covid-19 y tratar a los infectados que, sin duda, es la principal preocupación a nivel mundial; los fabricantes, distribuidores y exportadores de más de una docena de industrias están luchando para manejar el creciente impacto de la epidemia en sus cadenas de suministro.
Lamentablemente, muchos se enfrentan a una crisis de suministro derivada de deficiencias en sus propias estrategias de abastecimiento que podrían haberse corregido hace años.
En este punto, es determinante que los tomadores de decisiones entiendan que, si bien, la globalización del comercio es una oportunidad de crecimiento para empresas a nivel mundial, es también un factor de riesgo en sí mismo. Cuantos más productos se mueven y mayor es el nivel de distribución y comercialización, aumentan la vulnerabilidad de las cadenas de suministro y las hacen más vulnerables a los cambios de escenario. La gestión de riesgos se convierte en un factor fundamental para realizar una gestión efectiva de la Supply Chain. Por ello, tener definida una política de riesgos puede hacer que una empresa sea más productiva que otra y, por cierto, menos propensa a los riesgos inherentes de la globalización de los mercados.
EN GUARDIA FRENTE A LAS AMENAZAS
Hoy el Covid 2019 ha levantado las alarmas y ha puesto en jaque a diversas industrias y a sus respectivas cadenas de abastecimiento. No obstante, cuando se trata de riesgos y la seguridad de estas, las amenazas son múltiples, ampliamente destructivas y, a veces, imposibles de predecir. Desastres naturales, levantamientos sociales, terrorismo, y un sinfín de otros eventos pueden poner en jaque al mercado y a su brazo armado: la Supply Chain.
A partir de lo expuesto, es claro que conciliar el rendimiento, la calidad y el control, al mismo tiempo que se consideran los costos y se controlan los riesgos, es la paradoja que todo Gerente de la Cadena de Suministro debe resolver. ¿Qué tan duro es este desafío? ¿Hablamos de una misión Imposible?.
Pues bien, si nos remitimos a los efectos de la pandemia actual, es posible establecer que -si bien sus efectos a futuro son altamente imprevisibles- sí existían medidas que, de haberse puesto en marcha, podrían haber mitigado algunos efectos adversos. En esta línea, según un análisis realizado por Harvard Business Review, muchas empresas están lamentando su dependencia de abastecimiento de una sola empresa o mercado (en este caso China) para los artículos que compran directamente, aduciendo que “los gerentes de la cadena de suministro conocen los riesgos de un solo abastecimiento, pero lo hacen de todos modos para asegurar su suministro o cumplir un objetivo de costo. A menudo, tienen opciones limitadas para elegir y cada vez más esas opciones son sólo en China”, punto de origen de la pandemia global.
Lo expuesto por la reconocida entidad académica viene a fortalecer lo dicho en líneas precedentes: si no aprendemos las lecciones, somos vulnerables; sobre todo en el actual contexto; con cadena de suministro extendidas, difíciles de controlar. En este punto, según establece el estudio “Gestión de Riesgos Operacionales de la Supply Chain”, elaborado por Generix Group, la principal dificultad radica en conseguir una visión de extremo a extremo de la Cadena para controlar los tres pilares de una política de seguridad de la Supply Chain: anticipar riesgos, reaccionar rápidamente y minimizar los impactos.
Al respecto, el análisis establece que “la complejidad de los procesos logísticos, la velocidad de ejecución esperada, la influencia geográfica del comercio y la multiplicidad de actores (transportistas, transitarios, puertos, aeropuertos, proveedores, contratistas, clientes, aduanas...) no facilitan la tarea de prestar y garantizar un servicio de calidad a los clientes”. Ante esta realidad es relevante que las gerencias de Supply ahonden en las debilidades de sus cadenas, conozcan el entorno global en el cual despliegan su actividad y, por cierto, se preparen para lo inesperado. Como líderes, los “tomadores de decisiones” tienen un desafío anexo: convencer a toda la organización de la importancia de contar con planes de acción ante situaciones inesperadas; algo así como un Plan B.
En esta lógica, la clave del éxito de las estrategias para la Continuidad Operativa (CO) está en diseñar de modo preventivo y no reactivo, lo que es posible gracias a un profundo conocimiento de la operación y la cadena de abastecimiento. En otras palabras, saber cómo opera la empresa es fundamental para estar preparados y saber así cuáles son los eventuales riesgos.
Identificarlos es el primer paso en la constante batalla ante los contratiempos operacionales, luego un proceso de evaluación y priorización de los riesgos es fundamental para saber dónde están los procesos críticos de cada operación. Posteriormente elaborar planes o estrategias asoma como el camino natural para estar preparado y mitigar los riesgos.
EL ROL DE LOS GOBIERNOS EN LA CO
Cuando estamos frente a eventos de crisis –locales o globales- que ponen en riesgo a la cadena de suministro ¿basta con que las empresas tengan un Plan B operativo? La respuesta a la interrogante expuesta es ¡NO!
Es claro que la cadena de abastecimiento mundial implica la acción de múltiples actores públicos y privados, por lo cual, no basta con que los privados desarrollen un plan de contingencia interno, si verán impedidos sus procesos operativos por las falencias del sistema público que no son capaces de adecuar sus procedimientos en razón de la contingencia.
Si nos remitimos a la crisis sanitaria actual, por ejemplo, entre los estamentos públicos más exigidos a nivel global están las Aduanas que en muchos países desarrollan procedimientos de tramitación documental en papel y no por vía digital. Si consideramos entonces que la pandemia actual exige la restricción de tránsito y cuarentenas poblacionales resulta vital contar con procedimientos digitales para la tramitación de exportaciones e importaciones. De no ser posible la digitalización de estos procesos, las acciones que los privados, (exportadores, embarcadores, Freigth Forwarders, etc.) pongan en marcha para mantener la Continuidad Operativa serán infructuosas.
En Chile, los eventos recientes han impulsado a diferentes estamentos públicos, entre ellos: la Dirección Nacional de Aduanas, a flexibilizar procesos y ofrecer vías digitales para el envío de documentación, entre otros aspectos. No obstante, es claro que todas estas acciones deben estar inmersas en un marco legal; lo que en muchos casos implica burocracia y tardanzas que impactan a las operaciones Comex. Algunos países serán más rápidos en implementar este tipo acciones; otros serán más lentos, debido a sus respectivos marcos legales o sus niveles de integración tecnológica; sea cual sea el escenario, lo cierto es que el impacto en la CO es real; ante lo cual queda de manifiesto que los países y gobiernos deben tener un plan de acción claro para fortalecer las cadenas de suministro ante los eventos disruptivos.
Si llevamos este análisis a las operaciones de abastecimiento urbano; el panorama es el mismo. ¿Cómo opera la distribución de bienes de primera necesidad o sanitarios en las ciudades, si se decreta cuarentena o restricción de tránsito? ¿Cómo se organiza la cadena de suministro urbana de los retailers, supermercadistas o la industria farmacéutica para llegar a los puntos de venta y mantener abastecida a la población? En esta línea, la coordinación público – privada es esencial para establecer, por ejemplo, un sistema de salvoconductos para el tránsito de los operarios que trabajan en los Centros de Distribución; para los transportistas que deben llevar los productos hasta los puntos de venta y establecer ecosistemas de seguridad para resguardar el desplazamiento de estas personas y del transporte hasta sus destinos. El trabajo mancomunado es esencial para la Continuidad Operativa.
VISIBILIDAD DE EXTREMO A EXTREMO
Como se ha expuesto, un principio básico para estar protegidos frente a eventos disruptivos es contar con una completa visibilidad de la Cadena de Suministro, desde el proveedor hasta el cliente final, pasando por todos los intervinientes. Según el estudio de Generix Group para alcanzar dicha visibilidad “es necesario accionar varias teclas. En primer lugar, una palanca organizacional con subidas de información periódica realimentada internamente por los proveedores y todos los interesados en la Cadena de Suministro. Siguiendo por una palanca de gestión, con la participación de todos los directivos y empleados de la empresa y sus socios, con el fin de aportar planes de continuidad del negocio y gestionar las crisis. Por último, una palanca tecnológica, la puesta en marcha de herramientas y conocimientos adecuados y soluciones de software a medida que ofrecen la visión necesaria de principio a fin a todos los actores de la Supply Chain”. A estas “palancas” se sumaría la coordinación con los estamentos públicos que intervienen en los procesos logísticos.
Para el logro de lo expuesto, el factor tecnológico cobra relevancia. Si consideramos que ante los eventos de crisis se requiere visibilizar la cadena de extremo a extremo, las implementación de herramientas de Monitoreo y Mapeo es una opción que aporta una gran ventaja. A este respecto, diversos analistas han considerado que las empresas deben invertir en la supervisión de sus proveedores globales las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Es a partir de tecnologías como: la inteligencia artificial y el procesamiento de datos, la supervisión amplia de los proveedores es hoy en día una estrategia accesible y altamente valorada.
En torno a la implementación de tecnologías de Monitoreo y Mapeo de la Supply Chain, el análisis de Harvard Business Review indica que “las empresas que invierten en este tipo de esfuerzo se benefician cuando ocurren interrupciones, ya que son capaces de triangular en minutos u horas cómo su cadena de suministro podría verse afectada en los días, semanas y meses venideros”. Básicamente, la entidad académica sostiene que cuando las empresas tienen conocimiento avanzado de dónde vendrá la interrupción y qué productos se verán afectados, tienen tiempo para ejecutar estrategias de evitación y mitigación de inmediato, como dar forma a la demanda ofreciendo descuentos en sustitutos, compra de inventario, capacidad de reserva en sitios alternativos, controlar las asignaciones de inventario, etc.
En esta línea, la entidad manifiesta que “hay costos asociados con ser proactivo de esta manera. Por ejemplo, el aprovisionamiento múltiple requiere proveedores y sitios aptos en diferentes países. Sin embargo, estos costos pueden ser compensados por la reducción de la proporción de negocios asignada al proveedor y al país de mayor costo”. En este punto agrega que: “hoy en día, esta inversión se compensa fácilmente con ahorros en forma de dependencia reducida del inventario, los procesos manuales y las personas, y una cadena de suministro rápida, ágil y receptiva que permanece operativa, a pesar de todas las cosas que salen mal cada pocas semanas”. Si llevamos lo expuesto a la actual crisis sanitaria, tenemos que en las primeras semanas de enero de 2020, las empresas que habían trazado su cadena de suministro ya sabían qué partes y materias primas se originaban en las zonas de Wuhan y Hubei y, como resultado, pudieron eludir la frenética búsqueda de información y acelerar sus respuestas.
FLEXIBILIDAD Y AGILIDAD
Si bien es cierto que la agilidad y la flexibilidad no se muestran entre las primeras preocupaciones para los responsables de la Cadena de Suministro al momento de estar inmersos en eventos de crisis; sí son aspectos que importan, ya que las empresas no deben perder competitividad.
En este punto, tenemos que la flexibilidad implica la capacidad de responder rápidamente cuando sea necesario, ya sea, por ejemplo, para identificar un nuevo vehículo o contratar a un proveedor adicional en caso de fallo del proveedor habitual para cumplir las peticiones del cliente; mientras que la agilidad, va más allá mediante la integración de una capacidad de anticipación en la Cadena de Suministro.
Frente a la competencia cada vez más fuerte, la agilidad y la flexibilidad en la Cadena se están convirtiendo en palancas claves para hacer que una empresa se diferencie, ya que cualquier peligro que afecte a sus proveedores, directos o indirectos, o a sus partner logísticos pueden interrumpir la producción o poner en peligro su capacidad para ofrecer servicios a sus propios clientes.
Del mismo modo, sin una Cadena de Suministro ágil, un grupo, sobre todo si está altamente internacionalizado, no es capaz de aprovechar las oportunidades, tales como la aparición de un nuevo mercado o responder a picos de demanda inesperados. La falta de agilidad, por lo tanto, se traduce directamente en pérdidas de ingresos.
La flexibilidad y agilidad son necesarias para manejar cuidadosamente la información disponible recogida en cada punto de la Cadena de Suministro con las soluciones ad hoc. Se puede conseguir, por ejemplo, anticipar el fallo de un proveedor, errores en la oferta o picos de actividad, pero también permite simular un impacto que ponga en peligro todas las etapas del proceso logístico. De ahí que en el análisis de la Gestión de Riesgo que las empresas emprendan sea necesario tener estos dos aspectos en carpeta.
Tras lo expuesto, resulta determinante afirmar que establecer un plan de acción claro que permita a las empresas gestionar el riesgo de sus cadenas logísticas y enfrentar de mejor manera los efectos de las crisis que afronten es determinante. En este punto, la crisis sanitaria mundial que vivimos, debido avance del Covid-19 no sólo representa un desafío a nivel logístico para todos los actores de la Supply Chain, sino también una fuente inagotable de experiencias para el aprendizaje.
