El mundo "farma" no escapa al mundo VUCA o BANI, en donde el cambio constante y hasta a veces incierto, sumado a la vorágine diaria, hace que la toma de decisiones ante los cambios sea clave para adaptase a los requerimientos con la responsabilidad social que eso conlleva.
Cuando nuevos procesos irrumpen el fluir habitual de la cadena de suministros, y el objetivo es sostener el SLA (nivel de servicio) pautado con el cliente, el rediseño, la adaptabilidad y la incorporación de tecnologías son una buena estrategia.
La trazabilidad de medicamentos, cuya normativa está vigente hace más de una década, a través de la incorporación de un código univoco incluido en un soporte tipo datamatrix, RFID o código GS128 ha venido en su momento a dar legitimidad a cada unidad comercializada que estuviera alcanzada por la normativa que exigía que este código identificará cada unidad comercial y solo a esa.
Con estas medidas se lograrían resolver algunos temas de desvíos en la comercialización o falsificación de especialidades medicinales, sobre todo, las de alto costo que han sido blanco en su momento de malas prácticas y delitos, no solo ocasionando daños económicos sino además provocando un impacto negativo en el sistema de salud, ya que iban desde proporcionar dosis sub terapéuticas con las consecuencias directas que eso significaba hasta tratamientos placebos que han generado graves problemas a las personas y al sistema de salud. Hasta aquí, su manipulación en la cadena de suministro era acotada a un nicho y este costo adicional parecía que soportaba todo.
Esta decisión irrumpió en todos los eslabones de la cadena de comercialización de medicamentos, desde el laboratorio elaborador hasta la farmacia o institución Hospitalaria como efector final. Todos estos actores debían informar a la autoridad sanitaria en tiempo real vía web services, los movimientos logísticos de cada unidad única de medicamento. Entiéndase movimientos logísticos a compras, venta, devolución, rotura o avería, entre otros.
Con el tiempo, al ir incorporándose especialidades medicinales de enfermedades crónicas o comunes y de venta bajo prescripción simple en oficinas de farmacias, el volumen se vio significativamente aumentado. Ya no se trataba de trazar algunas unidades cada tanto, sino miles de ellas, los 365 días del año con todo lo que eso significa en términos de costos y operacionales.
El mundo "farma" no escapa al mundo VUCA o BANI en donde el cambio constante y hasta a veces incierto, sumado a la vorágine diaria de esta industria, hace que tengamos que estar tomando decisiones y realizando cambios constantemente para adaptarnos a los requerimientos y buscar así la forma más eficiente posible de operar, de manera que un "cambio" puntual no retrase o enlentezca la cadena de abastecimiento de especialidades medicinales, dada la responsabilidad social que eso conlleva.
Básicamente, la trazabilidad de medicamentos reúne más procesos operativos a lo largo de toda la cadena. Es aquí el principal punto. Lo más complejo era tratar de evitar el error de información al momento de la carga manual de datos, ya que desde entonces un producto trazado no sólo era identificado a través de su código de barras, sino que además poseía un número igual en cantidad de dígitos (GTIN) y 2 números adicionales que identificaban al dador de la unidad (GLN D) y al receptor de la misma (GLN R).
En un almacén o establecimiento farmacéutico estos procesos impactan fuertemente en la recepción, picking y despacho de los medicamentos que se rigen por esta norma. Y aquí es donde comparto mi mirada y experiencia.
En un negocio de márgenes estrechos, donde cualquier eficiencia no es sugerida sino exigida, resolver este impacto operativo significaba un gran desafío que se traducía simplemente en aumento de costes y, por consiguiente, pérdida de margen.
Luego de una gran y necesaria tormenta de ideas, la tecnología fue allí un bálsamo y centro de la toma de decisiones. Pensar en automatizar procesos para volver a los estándares del nivel de servicio, era una posible salida. Y así lo fue.
- Procedimentar lo "nuevo"
- Capacitar
- Escribir un buen manual de especificaciones técnicas
- Adecuar los sistemas de gestión de almacenes (WMS) para sumar estos procesos y así prescindir del error factible que significaba cargar miles de números por día en una computadora, por persona/recurso/colaborador/a
- Revisar la ejecución de los procesos y hacer seguimiento (PDCA)
- Adquirir nuevo hardware en caso de ser necesario y proyectar su repago, que de seguro sería positivo, dado el contexto
Ver qué es lo que hacen otros (benchmark) es muy útil a la hora de decidir cuál sería la mejor opción posible para una organización en particular, y dependiendo del CAPEX disponible sería la decisión más eficiente que se pueda tomar con el disponible.
Existen hace ya algunos años, sistemas menos o más sofisticados de lectura e información de estos códigos de trazabilidad en el mercado farmacéutico. Van desde una simple computadora, una pocket PC con lector 2D o 3D hasta sistemas de cámaras de alta definición sin reproceso de pedidos.
Estos últimos, si bien su costo es superior a lo básico que uno suele encontrar en el mercado, su velocidad y efectividad de procesamiento, sobre todo cuando se trata de altos volúmenes diarios de unidades a leer o informar, son una opción muy acertada e interesante a tomar en cuenta.
Durante mi gestión privada me tocó relacionarme con este proceso, siendo la responsable de la operación del establecimiento. Si bien ya teníamos un almacén semi automatizado, la elección de ese momento (10 años atrás) fue la de sumar un sistema de cámaras de alta definición (Ki Vision) al final de la línea de picking de CDS (Central Belt System) que informaban en tiempo real los códigos a la autoridad sanitaria de aplicación, con un error menor al 0,01% de las unidades leídas. El gran volumen ameritaba la inversión y el repago vino por el lado del ahorro en errores y su consecuente merma y también en la mano de obra.
Por último, cabe señalar que para todo proceso adicional que se incorpora al sistema de gestión de cada almacén es vital mantener y sostener la salud del sistema de comunicación, tanto entre el WMS propio y el hardware/softwares adquiridos, como entre el WMS y la web-services o similar de la unidad departamental a informar on line.
Natalia Fernández, Mg. especialista en la cadena de abastecimiento de medicamentos, logística y transformación operativa